Правила написания деловых писем на английском языке: построение и примеры
Деловая переписка на английском языке нередко является частью рабочих обязанностей. Поэтому вопрос «Как писать письмо на английском?» актуален для многих.
Но даже помимо общения с иностранными партнерами существует целый ряд жизненных ситуаций, когда нам понадобится написать письмо иностранцу: это может быть письмо в университет, в зарубежный магазин или ответ на объявление о вакансии.
Как правило, получатель нашего письма ничего о нас не знает, поэтому формирует свое первое впечатление по тому, как мы ведем переписку. А значит, нет лучше способа расположить к себе собеседника, чем грамотное, вежливо написанное письмо.
В этой статье я объясню, как правильно строятся деловые письма, приведу примеры часто используемых фраз и поделюсь ссылками на ресурсы, где можно найти образцы.
Как написать деловое письмо на английском?
Разумеется, каждая переписка уникальна, и содержание писем будет отличаться. Однако общая структура письма на английском примерно одинакова: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза.
Давайте рассмотрим это подробно.
Хотите заговорить на английском?Приходите на наш бесплатный онлайн мастер-класс «Как довести английский язык до автоматизма» Подробнее
Также Вы можете ознакомиться со всеми онлайн-курсами английского языка.
1. Приветствие
Приветствие в деловом письме всегда начинается со слова "Dear" ("дорогой"). Далее ставится звание (официальное наименование, связанное с квалификацией или служебным положением), если оно есть (Dr. - "доктор", Judge - "судья", Professor - "профессор"). Если его нет, то пишем Mr. или Ms. ("мистер" или "мисс/миссис"). Только после этого идет фамилия нашего адресата:
Dear Mr. Jones
Dear Mr. and Ms. Smith
Dear Professor McDowell
! В Британском английском приветствие заканчивается запятой:
Dear Dr. Brown,Дорогой доктор Браун,
Dear Judge Cornwall,Дорогой судья Корнуолл,
! В Американском английском запятую используют лишь для личных писем. В деловой переписке ставится двоеточие:
Dear Dr. Brown:Дорогой доктор Браун:
Dear Judge Cornwall:Дорогой судья Корнуолл:
Бывает и так, что мы не знаем, кому конкретно пишем. Например, мы отправляем резюме на новую работу, и нам не удалось выяснить имя менеджера по персоналу. В таком случае вместо фамилии можно указать должность:
Dear Personnel DirectorДорогой директор по подбору персонала
Если неизвестна даже должность потенциального читателя, то можно использовать фразы:
To Whom It May ConcernТому, кого это может касаться
Dear Sir or MadamДорогой Сэр или Мадам
2. Основная часть
После приветствия мы начинаем новую строку и приступаем к самому главному.
Основная часть письма обычно делится на три части:
- В первой мы сразу формулируем, по какому поводу пишем. В ответ на объявление о работе, чтобы задать вопрос или запросить какую-то информацию, чтобы подтвердить дату и время встречи и т.д.
- Во второй предоставляем все детали и дополнительную информацию. Например, если пишем работодателю, то именно здесь кратко описываем свою квалификацию; если хотим задать вопрос, то в этом разделе мы подробно объясняем ситуацию и т.д.
- В третьей мы кратко суммируем написанное и вежливо призываем адресата к нужному нам действию. К примеру, отсылаем работодателя к резюме, прикрепленному к письму, или просим прислать нам какие-либо данные как можно скорее, или оставляем свои контакты на случай вопросов.
Давайте подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.
2.1. Часть первая - "предыстория" письма
Цель первого абзаца - сразу дать адресату понять, о чем будет наше письмо. Если оно имеет "предысторию": к примеру, отсылает к объявлению, телефонному разговору, другому письму, это следует обязательно уточнить с помощью выражений "with reference to" ("касательно…"), "with regard to" ("относительно…") или "in response to" ("в ответ на…"):
With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.Относительно Вашего объявления о должности ___, опубликованной в ___.
With reference to your enquiry. Касательно вашего запроса…
With reference to our meeting. О [том, что обсуждалось на] нашей встрече…
With reference to our phone conversation yesterday. О [том, что обсуждалось на] нашем телефонном разговоре…
In response to your letter of 13th December. В ответ на Ваше письмо от 13 декабря…
With regard to your question about. Относительно Вашего вопроса о…
With regard to your last e-mail. Относительно Вашего последнего письма…
Если же никакие предыдущие встречи или разговоры вас с адресатом не связывают, то можно сразу приступить к делу и четко обозначить цель письма.
Итак, зачем вы пишете? Вы отвечаете на запрос? Откликаетесь на вакансию? Подтверждаете дату встречи или уточняете какие-то детали? Ваше письмо должно сразу сообщать об этом. Используйте фразу "I am writing to" ("я пишу, чтобы…"), чтобы назвать свою цель. Например:
I am writing to inquire about. Я пишу, чтобы спросить о…
I am writing to request further information about. Я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…
I am writing to confirm that. Я пишу, чтобы подтвердить, что…
I am writing to apply for. Я пишу, чтобы подать заявку на…
Этот пункт и предыстория письма попадут в один абзац, а часто и в одно предложение! Итого, наше письмо может начинаться примерно так:
With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.Относительно Вашего вчерашнего телефонного звонка, я пишу, чтобы подтвердить, что ваш заказ выслан.
With reference to your enquiry I enclose the documents you've requested.По поводу Вашей просьбы, я прилагаю документы, которые Вы запрашивали.
I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of. Я пишу по поводу вашего объявления на headhunter.ru, чтобы подать заявку на должность….
I am writing to inquire about job vacancies in your company.Я пишу, чтобы поинтересоваться о вакансиях в вашей компании.
I am writing to request a copy of my medical record.Я пишу, чтобы запросить копию своей медицинской карты.
2.2. Часть вторая - детали письма
Следующий (второй) абзац - это "мясо" письма. Именно здесь вы излагаете всю суть дела, с тем количеством подробностей, которое вам требуется.
Помните о том, что, как и в русском языке, деловое письмо подразумевает вежливый тон!
В случае если вы собираетесь попросить адресата о чем-то, используйте вежливые формы, такие как:
Could you. Не могли бы Вы…
Would you please. Не могли бы Вы, пожалуйста…
I would be grateful if you could. Я был бы благодарен, если бы Вы могли…
Если вы соглашаетесь на просьбу своего адресата, используйте фразу "I would be delighted to" ("я был бы рад"):
I would be delighted to attend the meeting.Я был бы очень рад посетить эту встречу.
I would be delighted to provide more information.Я был бы очень рад предоставить больше информации.
Для вежливого отказа обязательно нужно поблагодарить за предложение:
Thank you for your invitation, but. Спасибо за приглашение, но…
Если требуется приложить к письму дополнительные документы, используйте следующие фразы:
Please, find enclosed. Пожалуйста, найдите во вложениях.
Enclosed is a. В приложениях содержится…
Enclosed are. В приложениях содержатся…
I am enclosing. Я прилагаю…
2.3. Часть третья - призыв к действию
Последний (третий) абзац служит для того, чтобы еще раз коротко сформулировать цель и при необходимости призвать читателя к действию по итогам письма: например, прочесть ваше резюме или рассмотреть деловое предложение.
We hope that you'll be able to take part in our conference on May 5, 2018.Мы надеемся, что вы сможете принять участие в нашей конференции пятого мая 2018 года.
Please refund my $500 deposit and accept my apologies.Пожалуйста, верните мою предоплату в 500$ и примите мои извинения.
Please, send me these documents as soon as possible.Пожалуйста, вышлите мне эти документы как можно скорее.
Если же письмо носит скорее информативный характер, то в конце можно просто оставить просьбу связаться с вами, в случае, если у адресата возникнут вопросы:
In case you have questions, feel free to contact me.В случае, если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
If you have any questions, don't hesitate to contact me.В случае, если у Вас есть вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной.
Please, contact us again, if we can be of assistance.Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если Вам понадобится помощь.
Наконец, если вы хотите дать понять, что ждете от своего читателя ответного письма, можно использовать следующие фразы:
I'm looking forward to hearing from you soon.С нетерпением жду Вашего ответа.
I hope to hear from you soon.Надеюсь вскоре получить Ваш ответ.
3. Заключение
Теперь, когда мы изложили самое главное, осталось лишь закончить письмо одной из традиционных фраз:
Sincerely,Искренне ваш,
Respectfully yours,С уважением,
Kind regards, / Best regards, / Regards,С наилучшими пожеланиями,
После этого с новой строки мы пишем свои имя и фамилию - и письмо закончено.
А теперь, как и обещала, я дам вам ссылки на примеры деловых писем.
Примеры деловых писем на английском
Примеры письма на английском вы сможете найти на следующих сайтах.
Ресурсы на русском с переводом:
Ресурсы на английском (без перевода):
Друзья, теперь вы знаете основные правила написания деловых писем. Главное, не забывайте о вежливости к своему адресату! Экономьте его и свое время - пишите кратко, по делу и избегайте "воды". Успехов!