Главное о кассах: выбираем, договариваемся с ОФД и регистрируем в налоговой

Главное: для регистрации кассы не нужно ходить в налоговую! Правда, это не всегда ускоряет процесс. Зато понадобится электронная подпись и два дня на ее выпуск, семь дней на доставку самого аппарата и пять рабочих дней на регистрацию у налоговиков. Всего процесс займет недели две.

(Обычно кассы регистрируют моментально, но не всегда — к этому надо быть готовым. Плюс время от времени сервис «висит» или там «ведутся технические работы»)

Вам предстоит:

узнать, нужна ли вам касса;

если нужна, то выбрать ее и купить;

заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД);

зарегистрировать кассу в налоговой;

Касса необходима почти всем ИП и организациям, которые что-то продают людям: барам, кофейням, онлайн- и офлайн-магазинам. С 1 июля 2018 года касса понадобится и тем, кто оказывает услуги (сейчас они устанавливают кассы по желанию).

Каждой точке нужна как минимум одна отдельная касса. Некоторые модели можно использовать одновременно для интернет-магазина и единственной офлайн-точки: уточните этот момент у продавца или производителя.

Тех, кто не пробивает чек или использует незарегистрированную кассу, — штрафуют:

Что пошло не так

Когда ты ИП

Когда ты ООО

Не пробит чек (нет кассы, забыли пробить, «забыли» пробить специально)

От 25% до 50% от непробитой суммы, минимум — 10 тыс. рублей. За повторное нарушение — то же самое либо приостановка деятельности на срок до 90 суток

От 75% до 100% от непробитой суммы, минимум — 30 тыс. рублей. За повторное нарушение — то же самое либо приостановка деятельности на срок до 90 суток

Касса есть и работает, но не зарегистрирована в налоговой

Штраф от 1,5 тыс. рублей до 3 тыс. рублей

Штраф от 5 тыс. рублей до 10 тыс. рублей

Клиент попросил выслать чек на e-mail или в sms, но его не выслали

Штраф 2 тыс. рублей

Штраф 10 тыс. рублей

Те, кто работает исключительно с ИП и организациями и принимает оплату только переводом на расчетный счет. Если вы берете наличные — касса нужна.

Продавцы ценных бумаг, газет и журналов в киосках, кваса из автоцистерн, мастерские по ремонту обуви и художники, которые продают собственные картины. Полный список исключений — во второй статье 54 ФЗ.

Те, кто работает в отдаленных или труднодоступных местах с населением до 10 тыс. человек и при том не продает подакцизные товары вроде сигарет и алкоголя. Перечень таких населенных пунктов составляют региональные власти. В Иркутской области это постановление правительства Иркутской области № 131-пп, в Мордовии — приказ министерства торговли и предпринимательства Республики Мордовия № 57. В некоторых регионах — как в Московской области — таких списков нет, потому что нет отдаленных и труднодоступных населенных пунктов.

До 1 июля 2018 года — ИП и ООО на ЕНВД или патентной системе налогообложения. А также те, кто оказывают услуги людям и вместо чеков выдают бланки строгой отчетности (БСО): парикмахерские, ремонтные мастерские, репетиторы, владельцы торговых автоматов. И интернет-магазины, которые принимают оплату только на электронные кошельки.

Для интернет-магазинов есть еще одна хитрость. Касса не нужна, если платежи принимает подрядчик: курьерская служба или почта в тот момент, когда клиент получает заказ. В этом случае чек выбивают посредники, то есть курьер компании-партнера или сотрудник почты.

Касса с фискальным накопителем обойдется от 17 тыс. до 80 тыс. рублей. Большинству представителей малого бизнеса подойдет решение в районе 25 тыс. рублей, а тем, кто торгует алкоголем и использует ЕГАИС, — 40 тыс. рублей. Купить кассу можно в рассрочку или пользоваться по подписке от 800 рублей в месяц. Если касса не кнопочная, также придется платить за кассовое ПО и техподдержку (обычно ежемесячно).

Узнайте, входит ли в комплект фискальный накопитель (ФН) — чип, который шифрует и хранит информацию о кассовых операциях. Если нет, его придется купить отдельно. Тот, кто работает на ОСН, а также продает подакцизные товары, меняет ФН каждые 13 месяцев. Организации и ИП на УСН, ЕНВД или патентной системе налогообложения могут выбрать накопитель на 13 или на 36 месяцев.

Выясните, как касса подключается к интернету, и выберите удобный вариант: по wi-fi, с помощью sim-карты, через USB-модем или по проводу. Связь должна быть стабильной: неполадки насторожат налоговую, а проверки вам ни к чему. При этом без связи касса может работать 30 дней, а затем заблокируется. И разблокируется, как только появится интернет.

Если вы работаете со сторонними приложениями вроде МойСклад или «1С: Торговля и склад», убедитесь, что касса их поддерживает. И совместима ли она с ЕГАИС, если торгуете алкоголем. Можно ли ее интегрировать с CMS-системой, если она у вас есть. Многие кассы сами ведут учет проданных товаров и остатков на складе — достаточно установить нужное приложение.

Кассы бывают кнопочными и с планшетами. Кнопки дешевле, но если наименований товаров и услуг более 50, неудобны: при оформлении чека для каждой позиции надо вручную вбивать код, а встроенного поиска, конечно же, нет. Подключать к таким кассам сканер штрих-кодов сложно и дорого. Кассы с планшетами — самые современные. К ним легко присоединить дополнительные гаджеты: тот же сканер штрих-кодов, терминал для оплаты картами, весы. Там есть поиск по товарам, возможность добавить новую позицию в любой момент, совместимость со сторонними приложениями и, конечно, приложения собственные — для организации программы лояльности, учета остатков на складе или чтобы удаленно подключаться к кассе с компьютера.