Выдача средств под отчет: о чем необходимо помнить

Необходимость выдачи денежных средств под отчет возникает едва ли не у каждого предприятия независимо от вида деятельности и формы собственности. Существуют ограничения относительно того, кому, в какой сумме и на какие цели можно выдавать подотчетные средства? Каковы особенности порядка отчетности за использованные средства, выданные под отчет?

Кому могут выдаваться денежные средства под отчет?

Денежные средства могут выдаваться под отчет следующим лицам:

• работникам,которыенаходятсяс этим предприятием, организацией илиучреждением втрудовых отношениях. Приказом по предприятию утверждается перечень таких лиц;
• физическимлицам, находящимсяс этимсубъектом хозяйствования вгражданско-правовых отношениях (например, работают по договору подряда, поручению и т.п.).

Возможность выдачи денежных средств под отчет тому, кто не является работником предприятия, организации или учреждения, предусматривают такие разъяснительные документы:

При этом порядок выдачи подотчетных средств лицам, которые не являются работниками предприятия, не регулируется действующим законодательством

Нужно ли со всеми подотчетными лицами заключать договор о полной материальной ответственности?

Согласно ст.1351 Кодекса законов о труде от 10.12.1971 г. № 322-VІІІ, письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться с работниками, которые достигли 18-летнего возраста и занимают должности или выполняют работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

В письме Министерства труда и социальной политики Украины от 27.05.2008 г. № 146/06/186-88 отмечается, что договор о полной индивидуальной материальной ответственности может заключаться при наличии должности, которую работник занимает, или работы, которую он выполняет, в общем Перечне должностей и работ, утвержденном постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и Секретариатом Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 28.12.1977 г. № 447/24.

Также исполнение обязанностей по должности должно быть непосредственно связано с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства доверенных работнику ценностей.

Таким образом, если подотчетные суммы сотруднику будут выдаваться регулярно, то заключение договора о полной материальной ответственности с ним обязательно.

Форма выдачи подотчетных средств

Предприятие может выдавать денежные средства под отчет путем:

• выдачи наличных из кассы;
• предоставления возможности пользования корпоративными карточками;
• выдачи через личную платежную карточку.

Отметим, что использование корпоративных и личных платежных карт для выдачи средств под отчет раньше было предусмотрено Положением о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденным постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137 (далее – Положение № 137).

В часности, согласно п. 3.12 Положення № 137, средства, списанные за операции с использованием корпоративных платежных карточек, считаются выданными под отчет держателю платежной карты и могут быть использованы только по их целевому назначению. Пункт 3.13 Положения № 137 определял, что в случае когда доверенные лица предприятия не владеют корпоративными платежными картами, то авансы на их командировки могут выдаваться через личные платежные карты.

На сегодня Положение № 137 не действует. Но постановлением Правления НБУ «Об осуществлении операций с использованием специальных платежных средств» от 30.04.2010 г. № 223 утверждено новое Положение о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществления операций с их использованием (далее – Положение № 223), которое вышеперечисленных норм относительно использования специальных платежных карточек для выдачи средств под отчет не содержит.

При этом в п. 2.12 Положения № 637отмечается, что лица, получившие наличные деньги с текущего счета с применением корпоративного или личного специального платежного средства, используют их по назначению без предварительного оприходования в кассе предприятия. Отчетность за использованные средств осуществляется в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц.

Какая максимальная сумма средств может быть выдана под отчет?

Ограничений относительно того, сколько именно средств может быть выдано под отчет, действующим законодательством не предусмотрено.

При этом необходимо учесть, что в п. 1 постановления Правления НБУ от 09.02.2005 г. № 32установлено ограничение предельной суммы наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в размере 10 тыс. грн.

Пунктом 2.3. Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее – Положение № 637), определено, что все платежи, которые превышают 10 тыс. грн, должны проводиться только в безналичной форме. Количество субъектов хозяйствования, с которыми можно осуществлять расчеты в течение дня, не определяется.

Ограничение общей суммы платежей касаются расчетов между предприятиями в виде оплаты за товары, приобретенные для нужд предприятия за счет полученных через корпоративные специальные платежные средства наличных средств.

Таким образом, если средства под отчет выдаются лицу для осуществления расчетов наличными с одним предприятием (предпринимателем) в течение одного дня, то их сумма не должна превышать 10 тыс. грн.

В случае, когда необходимо рассчитаться с большим количеством субъектов хозяйствования через подотчетное лицо, общий объем выданных ему средств является неограниченным несмотря на то, что сумма расчета с каждым контрагентом в течение дня по одному или нескольким платежным документам не превышает наличными 10 тыс. грн. При этом необходимо учесть исключения, установленные законодательством.

Согласно п. 2.3 Положения № 637, предельная сумма наличного расчета не распространяется на:

• расчеты предприятий (предпринимателей) с физическими лицами, бюджетами и государственными целевыми фондами;
• добровольные пожертвования и благотворительную помощь;
• использование средств, выданных на командировку.

Особенности порядка отчетности за использованные средства, выданные под отчет

Выдача подотчетному лицу наличных производится при условии отчетности им в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы (п. 2.11 Положения № 637).

При выдаче кассиром наличных по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости получатель должен предъявить паспорт или другой документ, который его заменяет, а кассиру необходимо записать наименование, номер, кем и когда выдан такой документ.

В расходном кассовом ордере или ведомости подотчетное лицо расписывается о получении наличности с указанием суммы средств. Если расходная ведомость составлена на выдачу наличности нескольким лицам, то все получатели предъявляют паспорта или другие документы, которые их заменяют, а также расписываются в соответствующей графе (п. 3.5 Положения № 637).

Использование подотчетных средств подтверждается соответствующими расчетными документами, а также документами, которые свидетельствуют о получении наличных с карточного счета (например, чеком банкомата, квитанциями торгового терминала и др.). Сроки отчетности определены Положением № 637, а также Налоговым кодексом Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VІ (далее – НКУ). Однако по этому вопросу стоит говорить подробнее, ведь есть определенные нюансы.

Сроки отчетности об использовании подотчетных средств согласно Положению № 637

Выдача наличных денег под отчет на закупку продукции сельского хозяйства и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи средств под отчет, а на все другие нужды предприятия – не более двух рабочих дней, включая день получения таких денежных средств.

Если лицу одновременно выдана наличность под отчет на командировку и решения в этой командировке производственных или хозяйственных вопросов, то срок, на который выдана наличность под отчет на такие задачи, может продлиться до завершения срока командировки (п. 2.11 Положения № 637).

Отмечаем, что п. 7.39 Положения № 637 предусматривает возможность предоставления отчетов об использовании средств с нарушением установленных сроков, но только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или при других обстоятельствах, которые имеют документальное подтверждение.

Сроки отчетности об использовании подотчетных средств согласно НКУ

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, когда налогоплательщик завершает такую командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.

Форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядок его составления установлен приказом Министерства финансов Украины от 05.12.2012 г. № 1276.

При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, которое их выдало, до или во время представления указанного отчета (п. 170.9.2 НКУ).

Действие п. 170.9 НКУ распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующего:

а) в случае, когда во время служебной командировки налогоплательщик получил наличные через платежную карту, он предоставляет отчет об использовании выданных на командировку средств, а также возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки;

б) в случае если во время служебной командировки налогоплательщик применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса разногласий между отчетными документами) (п. 170.9.3 НКУ).

Таким образом, субъектам хозяйствования необходимо придерживаться определенных законодательством норм относительно регулирования расчетов с подотчетными лицами во избежание возможных неприятностей в случае проведения проверок соответствующими контролирующими органами.