Упростите управление проектами с Evernote Teams

Совершенствуйте каждую деталь проекта для достижения отличного результата

Ваши проекты очень динамичны. Когда команды разбросаны по всему миру, задачи накапливаются, а сроки приближаются, довольно трудно все успевать вовремя. Чтобы работа над проектом шла по плану, нужны понятные процессы, быстрый доступ к важной информации и слаженная работа всей команды.

Следите за своими проектами в Evernote Teams: сохраняйте рабочие идеи, документы, заметки со встреч, графики и списки задач в одном месте и открывайте доступ ко всему нужным людям. Когда вся информация структурирована в блокнотах и проектах, легко следить за ходом работы и держать всех в курсе, независимо от того работает ли команда в офисе или удаленно.

С Evernote Teams вы попрощаетесь с кучей приложений, не упустите ничего важного в ходе проекта и всегда будете в курсе, как там дела у команды.

Эффективнее управляйте проектами

Большинство команд сегодня больше не полагаются на бухгалтерские книги и линованные блокноты, если надо спланировать работу над проектом и проследить за ее ходом, а пользуются приложениями и облачными сервисами. Подобные инструменты хранят информацию и помогают распределять ресурсы, позволяя эффективнее управлять проектами.

Evernote Teams подходит для простого планирования проектов и отслеживания статуса работ, а также отлично интегрируется с более сложными решениями. Evernote в сотрудничестве с ведущими разработчиками систем управления проектами создает идеальные условия работы: ваша команда всегда будет в курсе всего, что происходит, сможет оперативно обмениваться информацией и выстраивать более эффективные процессы.

Для полноценной работы над проектом очень важны:

Выстроенный процессКогда работа над проектом хорошо организована, планировать и претворять планы в жизнь гораздо проще. Лучшие инструменты для ведения проекта предлагают понятные решения для распределения информации, людей, ресурсов и задач.

Общение внутри командыЧат, функция комментирования и другие инструменты для общения играют ключевую роль. Все сообщения, которые касаются проекта, должны оставаться внутри сервиса управления проектами, чтобы команда всегда могла вернуться к обсуждению и отследить, какие решения были приняты.

Возможность отследить ход проекта и объем выполненной работыХороший сервис для ведения проектов позволяет отслеживать задачи, составлять списки, устанавливать сроки, помогая команде лучше сконцентрироваться на задаче. в этом случае менеджеры проектов получают возможность выстраивать взаимодействие между членами команды, сдвигать дедлайны и перераспределять задачи, если это необходимо.

Графики и диаграмма ГантаВизуализация задач и сроков позволяет команде увидеть картину целиком. Диаграмма Ганта особенно здесь полезна, так как благодаря ей можно понять, как устроена работа над отдельными задачами и как они связаны друг с другом.

Возможность отслеживать затраченное времяУ любого проекта есть временной бюджет, который состоит из оплачиваемых часов работы команды. Хорошие инструменты для управления проектами позволяют всем пользователям видеть, сколько времени они потратили на проект, и выводить общий показатель для всей команды.

ОтчетыКлиенты и начальство хотят быстро получать информацию о ходе проекта. Ведущие системы управления проектами позволяют составлять отчеты и включать в них самые разные данные, избавляя тем самым наблюдателей от необходимости просматривать огромное число документов.

Все, что нужно, чтобы проекты прошли все стадии от идеи до реализации

Небольшим компаниям часто хватает одного Evernote Teams, чтобы решать все задачи, связанные с управлением проектами. Компании покрупнее нередко уже используют другие инструменты, например, Asana, Trello или Basecamp. Но и в этом случае Evernote Teams окажется полезным: станет хранилищем всех материалов по проектам, к которому всегда будет открыт доступ для команд, и они смогут адаптировать его под собственные процессы.

Соберите все материалы по проекту в одном местеСохраняйте в заметки текст, изображения, голосовые сообщения, копии веб-страниц, сканы и визитки. Добавляйте комментарии и правки к изображениям и PDF прямо в Evernote. Отсканируйте материалы, позже вы сможете искать по документам, PDF и рукописным заметкам и легко находить все, что вам нужно для работы.

Создавайте доски проектов Собирайте все заметки по проектам в блокноты и наборы блокнотов и группируйте их по этапам рабочего процесса, командам или любым другим критериям. Блокноты можно перенести в отдельное пространство. Например, если вы работаете над видеороликом, сюда можно поместить блокноты с планами съемок, результаты кастинга, раскадровку и текст. Такое пространство работает как интерактивная доска, при взгляде на которую сразу получаешь информацию о всех изменениях в проекте.

Создавайте списки задачСамый простой способ спланировать работу над проектом — это составить список задач с флажками. Менеджеры проектов также могут воспользоваться нашими шаблонами: «Области ответственности», «Обзор проекта», «Матрица Эйзенхауэра». Кроме того, можно подключить Zapier, чтобы добавлять карточки в Trello cards, задачи в Asana или сообщения в Basecamp через Evernote.

Отслеживайте ход проекта и сдачу работыШаблон «Обзор проекта» представляет собой простую таблицу с задачами и сроками. Вы можете составить и собственный график с помощью списков и таблиц в любой заметке. Evernote позволяет организовать работу над проектом так, как удобно именно вам. Например, этапы работы можно выделить несколькими способами: с помощью меток и маркеров в названии заметок («срочно», «отложено», «в работе» и т.п.) или завести блокноты для каждого этапа и перемещать заметки между ними, по мере продвижения команды.

Пусть все видят последние измененияКогда кто-то из команды добавляет что-то к проекту с устройства с работающим интернетом, вся команда сразу увидит изменения. Все версии проекта можно отслеживать в истории заметки.

Держите всех в курсе происходящего, где бы они ни былиВ одной команде часто есть люди, которые работают из разных городов. Благодаря Evernote Teams легко организовать совместную работу и настроить доступы. Все, у кого есть нужный доступ, могут создавать, редактировать или делиться заметками по проекту. Все функции Evernote Teams есть и в мобильных приложениях, поэтому команда может работать, откуда угодно, даже там, где нет интернета.

Мы сделали возможной интеграцию со многими популярными инструментами для ведения проектов, чтобы вы с легкостью встроили Evernote в уже существующие процессы и оптимизировали их за счет его уникальных функций.

Gmail и Google DriveВ почте на Gmail осталась переписка, а на Google Drive хранятся нужные материалы? Сохраните их в Evernote, чтобы они всегда под рукой вместе с другими документами по проекту. Файлы с Google Drive появятся в заметках вместе с именем файла, форматом и датой последних изменений. Соберите все файлы по проекту в одну заметку и поделитесь ею с командой — так все будет в одном месте. Все изменения синхронизируются между файлами в Google Drive и Evernote.

Outlook и Microsoft TeamsСохраняйте письма по проектам из Outlook в Evernote прямо из почтового ящика. Создайте полноценный архив проекта в одном месте. Например, счета от подрядчиков можно хранить вместе с бюджетом проекта. Заметки из Evernote тоже можно отправлять по почте одним нажатием. У Evernote также есть интеграция с Microsoft Teams, поэтому вы можете сохранять ветки обсуждений в рабочее пространство, а в чате делиться файлами из Evernote Teams.

SlackМногие команды организуют свою работу через Slack. Если вы интегрируете Slack в Evernote Teams, то сможете находить и делиться заметками на сервере или в личных сообщениях. Во время переписки в Slack можно настраивать напоминания, создавать задачи или фиксировать важные решения по проекту в Evernote, чтобы вернуться к этому в будущем. Обсуждения на сервере легко преобразовать в отдельную заметку, и, если добавить PDF и другие документы, получится полноценный протокол встречи.

SalesforceОтдел продаж нередко проводит большую часть рабочего дня в Salesforce. Если вы интегрируете Salesforce с Evernote Teams, то сможете прикреплять заметки к отдельным записям и даже редактировать эти заметки прямо в Salesforce.