Расчет численности калькулятором от HR-ПРАКТИКА
Тем, кто хочет корректно рассчитать численность персонала
Для начала — прочтите статью про 12 принципов расчета численности — это позволит вам избежать ошибок при сборе данных и настройке калькулятора.
Уважаю тех, кто принципиально не читает инструкции, но, согласитесь, цена ошибки в расчете численности может оказаться слишком высока.
Если вы хотите скачать и изучить самую последнюю версию калькулятора для расчета численности и загруженности персонала — читайте статью Калькулятор для расчета численности и загруженности персонала — версия 3.0 от HR-ПРАКТИКА.
Как пользоваться калькулятором для расчета численности
1. Сначала вносите в калькулятор все виды операций/работ, выполняемых работником или работниками подразделения.
Для того чтобы ничего не потерять, группируете их по блокам работ/бизнес-процессам.
2. Для каждого вида работ определяете норму времени и частоту выполнения этой работы (количество в смену/день/неделю/месяц/год).
Норму определяете либо методом экспертной оценки по формуле Hв=(3*Тmin + 2Тmax)/5, где Тmin — минимальное время выполнения операции, Тmax — максимальное время выполнения операции, либо с помощью хронометража.
3. Умножая норму времени на частоту выполнения работ/операций в выбранном периоде (смена, день, неделя, месяц, год), получаете объем работы за месяц, рассчитанный в часах.
4. С учетом режима, графика работы, перерывов и потерь рабочего времени определяете производительное рабочее время (в человеко-часах) в смену/день.
5. Делите суммированный по всем операциям объем работ в часах на время в человеко/часах — получаете расчет численности.
6. Анализируете данные расчета, проверяете правильность использованных вами данных.
Как устроен калькулятор для расчета численности
Это простой файл MS Excel, состоящий из пяти листов.
В два из них вводятся данные, два используются для настройки калькулятора, один служит для вывода полученных данных.
Специально для тех, кто боится что-то испортить, ячейки, куда нужно вводить данные, заблокированы.
Как настроить калькулятор
Открываем лист «Штатные должности» и вводим в них должности, численность и загрузку которых будем рассчитывать.
Вот так, например.
Потом открываем лист «Частотность» и добавляем в него нужные данные, если имеющихся характеристик частоты выполнения операций/работ вам будет не хватать.
Вот так они выглядят.
Как ввести данные для расчета численности
Обратите внимание на цветовую маркировку ячеек листов для ввода данных — вам нужно вводить данные в поля без коричневой заливки.
Открываете лист «Описание работ», выбираете из выпадающего списка ту должность, которая выполняет определенную операцию.
Если одни и те же работы выполняют сотрудники, занимающие разные должности, это означает, что есть недочеты в организации работ, принцип разделения труда не реализуется.
Допускается замещение сотрудников, отсутствующих на работе в выходные дни или возможность дублирования их функций в случае занятости на других работах или при необходимости единовременно выполнить больший, чем обычно, объем работы.
В следующем поле указываете бизнес-процесс/блок работ.
Затем указываете операцию, ее длительность (максимальную/минимальную), выбираете из выпадающего списка подходящий параметр частоты выполняемой операции, указываете частоту самой операции и количество работников, которое требуется для ее выполнения.
Вот как это выглядит (кликните, чтобы увеличить изображение)
После того, как вы разобрались с объемом работ, переходите на лист «Рабочее время».
На нем все должно быть интуитивно понятно, особое внимание нужно обратить на красный столбец «Потери».
В него вносится общее время потерь рабочего времени — время на «переключение» с одних видов работ на другие, потери из-за неэффективной организации работы, из-за неравномерной загрузки (например, сначала нет покупателей, а потом наплыв), технологические перерывы (нужно дождаться окончания выполнения одних работ, потом начать другие), время на выполнение срочных и внеплановых заданий, потери из-за нарушений трудовой дисциплины и т. д.
Как выглядит расчет численности
Данные, которые вы вводите, позволяют рассчитать целевую численность и загрузку на определенный вами объем работ и сравнить его с фактической численностью работников.
Не забудьте про те принципы расчета численности, о которых вы должны были прочитать в статье про 12 базовых принципов расчета численности — все расчеты произведены в соответствии с ними.
Если алгоритмы калькулятора вдруг дадут сбой, справа от надписи «Контрольная» появится выделенная красной заливкой ячейка с суммой «потерянных» часов.
С какими трудностями вы можете столкнуться подготовке данных для расчета численности персонала
Нередко при нормировании операций максимальное время их выполнения в несколько раз превышает минимальное.
Так получается, когда под названием одной операции скрывается несколько операций, отличающихся по содержанию и объему работы.
Вот пример, когда пришлось операцию «отгрузка товара» длительностью от 5 до 40 минут «разбить» на две:
- «отгрузка товара по накладной с малым количеством наименований товара» — 5-10 минут
- «отгрузка товара по накладной с большим количеством наименований товара» — 30-40 минут.
Если длительность операции велика (несколько часов или несколько дней), необходимо уточнить ее содержание и разбить на несколько операций, или, если это сложно, разбить на несколько подопераций с фиксированным шагом по длительности или количеству операций.
Дополнительные функции и ограничения калькулятора
Кроме базовых алгоритмов в калькуляторе можно использовать драйверы численности — количественные показатели объема работы, косвенно определяющие загрузку сотрудников.
Например, количество посетителей магазина или среднедневное количество чеков.
Кроме того, с помощью калькулятора можно определять оптимальный должностной состав подразделения.
Конечно же, платой за простоту калькулятора является риск неточных расчетов.
Если вам нужна высокая точность расчетов, возможно, стоит использовать другие методики и инструменты.
В заключение
Надеюсь, что описание несложных алгоритмов расчета численности пригодится вам в решении прикладных задач.
Про калькулятор версии 2.0 — продвинутую версию описанного в этой статье калькулятора читайте в статье Калькулятор для расчета численности 2.0. от HR-ПРАКТИКА, описание версии 3.0 доступно в статье Калькулятор для расчета численности и загруженности персонала — версия 3.0 от HR-ПРАКТИКА
Тем, для кого актуален расчет численности и должностного состава кадровой службы, рекомендую изучить Калькулятор для расчета численности службы персонала.
Что изучить примерный образец расчета численности службы персонала с помощью калькулятора, нажмите скачать, универсальная версия калькулятора для расчета численности в редакции 2020 доступна по ссылке. Защита всех листов калькулятора снимается без пароля, вы можете самостоятельно проверить используемые для расчета алгоритмы.