Как уменьшить постоянные расходы предприятия и упростить рабочие процессы?

Вероятно, почти каждое предприятие задается вопросом, как вести свою деятельность, чтобы расходы были низкими, а рабочие процессы были слаженными и быстрыми. На самом деле, это очень просто, если пользоваться комплексной услугой облачного сервиса, которая включает в себя все необходимые предприятию средства связи и программное обеспечение.

Услуга электронной почты бизнес-класса, создание именного домена и его администрирование, офисные программы (например, Excel, Word) и платы за лицензии могут составить значительную часть ежемесячного бюджета предприятия. Подобная проблема ранее возникала и у Организации ответственности производителей (ООП), ежедневно занимающейся организацией сбора упаковочных отходов по всей Эстонии. По словам члена правления Организации ответственности производителей Кристийны Дрейманн-Азоян, их целью было более эффективно планировать затраты предприятия, избегать незапланированных трат и контролировать постоянные расходы. К настоящему моменту ООП уже почти год пользуется комплексной услугой Облачный Office 365 от компании Elisa.

Чтобы в конце месяца избежать неприятных сюрпризов на банковском счету

«Офисное программное обеспечение, разные лицензии и прочие траты – для нас очень большой расход. Думаю, с этим согласятся и многие другие предприятия. Моей целью было более эффективно спланировать ежемесячные расходы, и комплексная услуга Облачный Office 365 была в этом хорошим подспорьем. Теперь у меня есть более ясное представление, как ежемесячно планировать деньги и не возникает неприятных сюрпризов, когда лицензия какой-либо программы устарела, и ее нужно срочно обновлять. Работа не должна из-за этого простаивать», – пояснила Кристийна Дрейманн-Азоян. Она добавила, что раньше их организация пользовалась несколькими услугами от разных предприятий, а сейчас за все эти услуги выставляется единый счет. «Это упрощает и ускоряет также процесс бухгалтерского учета», – добавила она.

Пересылка файлов по почте – вчерашний день

Второй вопрос, актуальный для большинства крупных и малых предприятий – эффективная передача рабочих файлов, материалов и прочей информации. С современной организацией труда люди часто работают в разных местах, а иногда даже в нескольких государствах. «Работники ООП очень мобильны, они не работают все время в одном и том же месте. Это означает, что инфообмен и пересылка файлов являются своеобразным вызовом, вне зависимости от того, на предприятии три работника или тридцать. В ООП в настоящее время работает семь человек», – сказала Кристийна Дрейманн-Азоян. Она добавила, что раньше у них не было единой рабочей среды для передачи информации. «Мы пересылали друг другу документы по электронной почте, что было весьма неудобно. Не было комплексного обзора, какая версия файла последняя, нужно было все перепроверять по нескольку раз. В итоге это приводило к большим временным затратам, а процесс вызывал много стресса у всех работников», – прокомментировала она.

Кристийна Дрейманн-Азоян добавила, что ООП интегрировала свое комплексное решение также в бухгалтерском учете и управлении проектов, услуги которых предприятие заказывает извне. «Очень удобно, когда информацией с партнерами тоже можно обмениваться в единой системе. Мне как администратору легко передавать новые права и возможности доступа, когда на предприятие приходит новый работник. Кроме того, новому работнику легче получить обзор уже сделанной работы и проще ознакомиться с рабочими материалами», – перечислила Дрейманн-Азоян преимущества комплексной услуги Облачный Office 365.

Экономьте время и деньги

Юри Теэмант, руководитель отдела по работе с бизнес-клиентами Elisa:

Среди предприятий пользование услугой Облачный Office набирает популярность. Им нужна недорогая и качественная услуга, которая поможет сократить расходы и упростить рабочие процессы, вне зависимости от того, на предприятии пять, пятьдесят или даже больше работников. Мы видим, что все чаще на смену владению чем-либо приходит идея использования услуг– как в сфере бизнеса, так и в обычной жизни, где погоду задают, к примеру, музыкальные стриминговые сервисы, такие как Spotify. Поэтому больше нет необходимости приобретать дорогие обменные серверы или офисные программы, а за их использование предприятия каждый месяц платят небольшую месячную плату, что, в конечном итоге, может помочь сэкономить сотни или даже тысячи евро. Кроме того, это помогает более эффективно организовать обмен рабочими файлами и информацией, что при современной все более мобильной организации труда приобретает первостепенную важность.