Особенности работы линейного агента
• организация полной обработки фидерного судна (выгрузка импорта и загрузка экспорта) в пределах расписания.
Крупные контейнерные линии имеют компьютерную систему информации (КСИ), в рамках которой портовые агенты бронируют вместимость на океанских судах, печатают проекты коносаментов и манифестов, ведут переписку с региональным координатором линии, вносят информацию о прибытии/отправке контейнеров с указанием номера коносамента и номера контейнера, получают уточненные расписания движения океанских судов.
Общее руководство работой линейной компании осуществляет головной офис, который создается в стране (порту) регистрации компании. Для привлечения грузов и обслуживания клиентуры во всех портах захода контейнеровозов океанской линии создаются представительства компании, а в портах, обслуживаемых фидерными судами, — представительства (при наличии большого контейнерооборота или планов его развития), либо номинируются договорные линейные агенты из числа местных компаний. Практика организации в базовых портах представительств компании-судовладельца получила особое распространение в последние годы в Европе, поскольку канцеллирование договора с агентом в странах ЕС связано с большими юридическими и финансовыми проблемами.
Оперативное руководство работой представительств и агентов в портах региона осуществляет региональный головной офис компаний (РГО). В обязанности такого офиса, например, European Head Office, входит:
• заключение и канцеллирование договоров с портовыми агентами;
• подготовка и проведение агентских совещаний;
• контроль и координация работы портовых агентов и представительств по привлечению грузов и обработке судов;
• цены: котировка ставок по запросам портовых агентов или крупных клиентов, введение и отмена надбавок;
• оборудование (equipment): предоставление по запросам агентов порожних контейнеров (тип, количество), согласование с агентами продолжительности свободного периода и ставок демереджа за использование клиентами контейнеров линии, контроль сроков оборачиваемости контейнеров по каждому порту (агенту), организация ремонта и аренды контейнеров;
• логистика (logistic): разработка и внедрение оптимальной системы обслуживания портов бассейна, реорганизация фидерных линий, развитие наземных перевозок, контейнерных депо, автотранспорта;
• маркетинг (marketing): комплексное исследование рынка транспортных услуг в регионе, и на этой основе обоснование конкретных предложений по увеличению объема и повышению эффективности перевозок;
• финансовые расчеты (accounting): контроль правильности начисления, своевременного выставления счетов и поступления фрахта и демереджа; контроль дисбурсментских платежей и расходов, произведенных портовыми агентами за счет компании; контроль производится на базе КСИ;
• администрирование (administration): своевременное снабжение агентов бланками коносаментов, других документов и рекламной продукцией.
Структурно РГО состоит из двух групп отделов:
1. Отделы, которые контролируют и координируют работу агентов по привлечению грузов на суда океанских и фидерных линий, а также осуществляют фрахтовую политику на этих линиях. Крупные компании имеют в составе своего Европейского РГО три и более таких отделов: внутрирегиональных перевозок, Североамериканский (линии на порты Мексиканского залива и восточного побережья США), Азиатский (линии на Юго-Восточную Азию, Китай, дальний Восток), Южноамериканский. В составе отдела внутрирегиональных перевозок выделяется специальное подразделение для руководства работой фидерных линий.
2. Отделы и группы, которые координируют определенные направления деятельности по всем перевозкам данного РГО: использование и ремонт оборудования, финансы, документация, претензионная работа, маркетинг.
Каждый портовый агент регулярно, не реже, чем раз в неделю, направляет в РГО отчет, который включает следующие данные: количество отправленных контейнеров, количество контейнеров, переданных клиентам под затарку, количество свободного порожняка. По отправленным и переданным под затарку контейнерам указываются отправитель и порт (пункт) назначения, а по контейнерам, переданным под затарку, — кроме того, и ожидаемый срок их отгрузки.
На основе расписания океанской линии агент указывает количество груза (контейнеров), которое он планирует забуковать на каждый рейс предстоящего месяца.
Обычно для портовых агентов не устанавливается жестких сроков оборачиваемости контейнерного парка. Однако соответствующее подразделение РГО на базе КСИ эпизодически проводит соответствующую проверку. По всем случаям, когда этот срок выходит за разумные пределы, агенту направляется запрос, и он обязан отчитаться о причинах задержки. В случае, если отчет агента будет признан неудовлетворительным, РГС может выставить ему счет за сверхнормативное использование оборудования.
Агент несет все экстрарасходы, возникшие по его вине. Если же такие расходы произошли по вине линии (например, завоз поврежденного оборудования), то РГО возмещает агенту связанные с этим издержки.
В одном из базовых портов региона, обычно там, где выгружается и грузится основная часть контейнеров (включая фидерные), организуется центр планирования загрузки, который разрабатывает оптимальный карго-план на каждый рейс океанских судов. Этот карго-план учитывает вес, порт погрузки и порт назначения каждого контейнера и последовательность освобождения конкретных грузовых помещений из-под импорта. Он должен обеспечить хорошие мореходные качества океанского судна в течение всего рейса, а также такое размещение контейнеров на судне, чтобы в целом за круговой рейс расходы на их перестановку были минимальными.
Важным элементом управления является агентское совещание. Оно проводится один-два раза в год РГС линии. На совещании рассматриваются следующие вопросы: динамика перевозок и фрахта (в целом по линии, по региону, по каждому порту); выполнение эллотментов и фрахтовой политики; исполнение расписания; использование контейнерного парка; комплексное исследование рынка. По результатам анализа принимаются конкретные решения и плановые показатели на следующий год (полугодие).
В последние годы, в связи с заменой во многих портах линейных агентов на представительства компании-линейного оператора, эти совещания стали называться Management Meeting, Trade Management Meeting, Senior Management Meeting.
В процессе подготовки к совещанию каждый портовый агент (представительство) проводит комплексное исследование рынка в рамках своего региона: перспективы развития основных грузопотоков, требования клиентуры, действия и планы конкурентов в области фрахтовой политики; развития системы услуг; освоения новых рынков; альтернативные варианты доставки грузов; политика властей страны пребывания в части таможенного оформления грузов, налогообложения, национальных и иностранных инвестиций, транспортных и портовых тарифов. На основе этого исследования формируются конкретные предложения по развитию перевозок, расширению комплекса услуг, привлечению новых групп клиентов, повышению эффективности работы агента.
По материалам агентов (представительств) РГО подготавливает сводный маркетинг-план, который после согласования участниками совещания направляется в головной офис компании.
Большое количество обслуживаемых портов, оплата за счет перевозчика стивидорных работ и хранения груза, эксплуатация собственного контейнерного парка и организация доставки груза внутренними видами транспорта обусловили повышенные издержки линейного судовладельца в портах захода. В целом за круговой рейс они в несколько раз превышают соответствующие затраты трампового перевозчика и достигают 30—40% от общей суммы фрахта. Все эти расходы производятся агентами линии за счет судовладельца. Таким образом, от агента в значительной степени зависят загрузка судна, продолжительность стоянок в портах и выполнение расписания, сумма фрахта и расходы линии. Поэтому создание эффективной сети агентов и контроль за их работой являются важной составной частью организации линейных перевозок.