Инвентаризация резерва отпусков: уж близок час
В течение года предприятие исходит из предполагаемых, а не фактических расходов на оплату отпусков работникам. Поэтому остаток резерва отпусков нужно периодически пересматривать (инвентаризировать) и при необходимости корректировать (увеличивать или уменьшать). Для чего? Чтобы проверить правильность расчета резерва, обоснованность зарезервированных сумм и приблизить их к реальным цифрам.
Делать эту процедуру п. 18 П(С)БУ 11* призывает на каждую дату баланса. В то же время п. 8.2 разд. III Положения № 879** обязует пересчитывать (инвентаризировать) остаток резерва отпусков по состоянию на конец отчетного года т. е. на 31 декабря. На каком же варианте остановиться? По нашему мнению, пересматривать остаток «отпускного» резерва достаточно один раз в год (на конец отчетного года). Хотя если у вас есть время и желание, то заниматься этим делом можете запросто раз в квартал (на каждую дату баланса).
Заметьте: при инвентаризации резерва на 31.12.2015 г. мы с вами должны применять ставку ЕСВ, которая будет действовать в 2016 году. Почему? Потому что использовать его мы будем уже в новых условиях.
Процесс корректировки остатка резерва отпусков состоит из нескольких шагов. Сейчас пройдем каждый из них.
Шаг первый. Определяем остаток резерва отпусков (с учетом начислений ЕСВ) на конец года. Для его расчета нам понадобится знать по каждому работнику количество неиспользованных дней ежегодного и «детского» (при наличии права на него) отпусков, а также среднедневную зарплату. Это следует из п. 8.2 разд. III Положения № 879.
Среднедневной заработок рассчитываем в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100. То есть так же, как и для расчета отпускных.
Формула расчета остатка резерва отпусков (Рост) по каждому работнику выглядит так:
где ЗП — фактически начисленная заработная плата за предыдущие 12 календарных месяцев или за фактически отработанный период (с 1-го до 1-го числа), если сотрудник проработал менее года;
Дк — количество календарных дней в расчетном периоде;
Дп — количество праздничных и нерабочих дней (см. ст. 73 КЗоТ) в расчетном периоде;
В — время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде;
Дот — количество неиспользованных дней отпусков;
Кесв — коэффициент, увеличивающий резерв отпусков на сумму начислений ЕСВ.
Шаг второй. Сравниваем полученную величину с сальдо по кредиту субсчета 471.
Шаг третий. Если остаток «отпускного» резерва оказался больше, чем сальдо по кредиту субсчета 471, на разницу доначисляем резерв, т. е. увеличиваем его. Делаем это той же проводкой, что и при стандартном начислении резерва: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471.
В обратной ситуации, когда сальдо по кредиту субсчета 471 оказалось больше рассчитанной суммы резерва, на разницу уменьшаем сумму «отпускного» резерва. Излишек:
— либо сторнируем проводкой (методом «красное сторно»): Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471 , как предлагает п. 18 П(С)БУ 11,
— либо включаем в состав дохода отчетного периода (Дт 471 — Кт 719 «Прочие доходы от операционной деятельности»), как устанавливает п. 5 этого же стандарта.
Вы не ошибетесь, если выберете любой из этих двух вариантов. Если величина дохода для вас не критична (например, вы далеки от отметки в 20 млн), можно порекомендовать использовать подход, при котором излишне начисленную сумму резерва отпусков включают в доход.
Давайте порядок корректировки резерва отпусков на конец года рассмотрим на примере.
К счастью, и Минфин, и Комитет ВР по вопросам налоговой и таможенной политики предлагают в своих проектах налоговой реформы установить на 2016 год ставку ЕСВ в части начислений 20 %. Поэтому и мы, не мудрствуя лукаво, используем эту ставку в своем примере.
Пример. У предприятия сумма обеспечения на оплату отпусков (т. е. сумма резерва, накопленная на субсчете 471) за 2015 год составила 39093,07 грн.
В течение года за счет резерва отпусков начислены:
— суммы отпускных — 21761,32 грн.;
— суммы начисленного ЕСВ — 8008,17 грн.
Сальдо по кредиту субсчета 471 на 31.12.2015 г. — 9323,58 грн.
На эту дату неиспользованные дни отпуска остались у троих работников службы сбыта. Среди них нет ЕСВ-льготников (т. е. таких, к зарплате которых применяется ставка ЕСВ 8,41 %).
Данные о количестве дней неиспользованного отпуска, зарплате, количестве дней расчетного периода по этим работникам представим в таблице «Данные для корректировки резерва отпусков».
Рассчитаем сумму обеспечения на конец 2015 года (на дату баланса), т. е. сумму, которую можно перенести на следующий 2016 год. Для этого:
1) умножаем общую сумму, учитываемую в резерве отпусков, из гр. 8 табл. 1 (5947,56 грн.) на коэффициент, который увеличивает эту сумму на сумму начислений ЕСВ ((1 + 20 %) : 100 % = 1,2)). Получаем:
5947,56 грн. х 1,2 = 7137,07 грн.;
2) определяем разницу между рассчитанной на конец года суммой резерва и сальдо по кредиту субсчета 471:
7137,07 - 9323,58 = -2186,51 (грн.).
Поскольку сальдо по кредиту субсчета 471 оказалось больше рассчитанной суммы резерва, выходит, что на разницу нужно уменьшить резерв до 7137,07 грн., т. е. на сумму 2186,51 грн.