Расходный кассовый ордер и его заполнение

Использование наличных денежных средств накладывает на предпринимателя ряд обязанностей. Прежде всего, это соблюдение порядка ведения кассовых операций – кассовой дисциплины. С середины прошлого года, а точнее с 01.06.2014 г., вступило в силу Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 г., утвердившее упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями.

В чем нововведения

На текущий момент предприниматели, которые в соответствии с Налоговым кодексом ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей, приходные и расходные кассовые ордера могут не оформлять. Однако, если ИП проводит кассовые операции не самостоятельно, а доверил эти функции наемному сотруднику, вопрос контроля и документирования движения наличных остается актуальным.

Например, все расходы по кассе должны быть зафиксированы, и для этого можно использовать действующие унифицированные формы документов, в данном случае это расходный кассовый ордер (РКО). В данной статье рассмотрены все нюансы по использованию ИП документа данной формы.

Что такое кассовые ордера

Приходные и расходные кассовые ордера – одна из основных форм документирования движения средств по кассе. При этом их использование не зависит от того, как осуществляется ведение всей бухгалтерии: в электронном или бумажном виде.

Данные документы могут быть подготовлены при помощи программных средств, но используются только на бумажных носителях, так как требуют подписания ответственными лицами, а РКО подписывается еще и лицом, получающим денежные средства из кассы.

Заметим, что на сегодняшний день законодательство не допускает подписывать эти документы даже с помощью электронно-цифровой подписи.

Бланк расходного кассового ордера служит для оформления выдачи наличных денег из кассы.

Причем в нем фиксируется не только сумма, но и лицо, получившее её, а также основания для получения. Форма расходного кассового ордера КО-2 имеет унифицированный характер и утверждена для использования всеми субъектами предпринимательской деятельности, а также иными организациями, имеющими кассу и осуществляющими движение по ней денежных средств.

Данный бланк не относится к бланкам строгой отчетности, не может их заменять, но в обязательном порядке подлежит учету по Журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Порядок заполнения

Порядок заполнения РКО также регламентирован законодательством. В частности, правила предусматривают, что документ заполняется и подписывается только руководителем или главным бухгалтером, а равно индивидуальным предпринимателем либо уполномоченными лицами, но в таком случае их полномочия должны быть подтверждены приказом или доверенностью.

В некоторых источниках указывается, что заполнение РКО возможно только в машинописном виде. Однако, законодательство не содержит каких-либо ограничений по форме заполнения, поэтому бланк может быть заполнен и от руки. В ордере в обязательном порядке заполняются все графы.

Особо стоит обратить внимание на заполнение графы «Основание», которую довольно часто игнорируют. Между тем она носит обязательный характер, так как основание в РКО является одним из элементов учета использования денежных средств, и от правильного заполнения данного раздела очень многое зависит. К примеру, если в качестве основания будет указана «выдача заработной платы», то с указанной в ордере суммы необходимо уплатить все положенные в таком случае платежи и налоги.

Несмотря на то, что вопрос, как заполнить РКО, детально рассмотрен во многих источниках, далеко не всегда предприниматели учитывают некоторые особенности этой процедуры.

Например, оформление расходного кассового ордера осуществляется непосредственно перед выдачей денег. Также необходимо обратить внимание на выдачу денежных средств по доверенности, этот факт обязательно должен быть отмечен в документе. Следует помнить и о том, что ордер КО-2 всегда оформляется в единичном экземпляре, при этом в нем не допускаются исправления, помарки и т. д.

Неверно думать и о том, что печать на нем носит обязательный характер. Согласно действующим правилам по учету наличных денежных средств, печать на РКО не является обязательной, в особенности, если к нему прикладываются распорядительные документы, заверенные печатью, а также документы первичного бухгалтерского учета. Также нет необходимости заверять ордер печатью принимающей стороны, даже если получение денежных средств осуществляется от имени юридического лица.

Особенности расходного кассового ордера на зарплату

РКО на зарплату требует также особого порядка заполнения. Например, средства могут выдаваться каждому сотруднику по отдельному ордеру, а можно создать ордер на всю сумму, если зарплата выдается по расчетно-платежной либо платежной ведомости.

Хотелось бы посоветовать предпринимателям найти образец заполнения расходного кассового ордера и внимательно изучить все его особенности. Это позволит упорядочить ведение расчетов в целом, что для любого бизнеса чрезвычайно важно.