Путевые листы легкового автомобиля

В последнее время участились дискуссии по вопросу ответственности предприятия за неведение или неправильное ведение путевых листов (далее — ПЛ) легкового автомобиля. Выясним, предусматривает ли законодательство Украины для предприятия налоговые или иные последствия за неправильное ведение ПЛ легкового автомобиля.

Суть проблемы

Валовые расходы по содержанию и эксплуатации легкового автотранспорта имеют некоторые специфические особенности, поскольку наш законодатель считает такие автомобили роскошью. Так, согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли, в состав ВР налогоплательщику разрешено включить только 50% расходов на приобретение ГСМ для таких легковых автомобилей и их оперативную аренду. Однако эту сомнительную по эффективности норму законодатель решил «подсластить» следующим же предложением: при этом налогоплательщик освобождается от обязанностей доказательства связи таких расходов с его хозяйственной деятельностью. Проще это можно сформулировать так: «К ВР — только половину расходов на легковые автомобили, однако на этих автомобилях можно ездить куда угодно — хоть и не с производственной целью».

И эта норма (и неформальная ее трактовка) была воспринята бухгалтерами Украины как неформальное разрешение вообще не вести учет работы легкового автотранспорта. Следует признать, что некоторое время такой подход срабатывал. Более того, по налогу на прибыль он работает и до сих пор. А вот относительно НДС теперь возникают определенные недоразумения.

Если до 31.03.2005 г. можно было и валовые расходы, и налоговый кредит (из-за связи с теми же ВР) включать в размере 50% суммы фактических расходов и при этом не доказывать связь расходов горючего с хоздеятельностью предприятия, то после этой даты вышеупомянутое «правило» можно применять только к налогу на прибыль. А относительно НДС возникла настоятельная необходимость доказывать эту связь с хоздеятельностью.

Хоздеятельность легкового автотранспорта

В чем же заключается хоздеятельность легкового автотранспорта? То есть когда она возникает таким образом, чтобы предприятие имело право на соответствующий налоговый кредит?

В пункте 1.31 Закона о прибыли для целей НДС хозяйственная деятельность определяется, как «любая деятельность лица, направленная на получение дохода в денежной, материальной или нематериальной формах, в случае если непосредственное участие такого лица в организации такой деятельности является регулярным, постоянным и существенным». То есть хозяйственная деятельность — это деятельность, приводящая к получению доходов в любой форме.

Сама по себе эксплуатация легкового автотранспорта не приводит к возникновению доходов. Ведь легковые автомобили эксплуатируются в основном с административной целью или, реже, с целью сбыта. Но в настоящее время уже не требует доказательства мнение, что любые административные расходы хотя непосредственно и не приносят предприятию доходов, однако обеспечивают его общую жизнедеятельность и опосредствованно принимают участие в получении предприятием доходов от его основной деятельности.

Значит, горючее, израсходованное с административной целью, признается израсходованным для получения дохода предприятием в целом, то есть в хоздеятельности. Однако ни одна норма Закона о прибыли или Закона о НДС не связывает хозяйственную деятельность (а значит, и налоговый кредит) с выпиской или невыпиской ПЛ легкового автомобиля. То есть прямая связь в законодательстве не усматривается, как того, вероятно, хотелось бы налоговой инспекции.

Выясним, какую задачу в документообороте предприятия выполняют ПЛ, в частности легкового автомобиля, для чего их вводили в обращение, что они контролируют и доказывают относительно хоздеятельности предприятия. Также необходимо четко определить, какие еще документы свидетельствуют об использовании того или иного актива предприятия в его хоздеятельности.

Суть и задачи составления ПЛ

ПЛ легкового автомобиля в Украине регулируются Инструкцией №74.

Пункт 1 этой Инструкции устанавливает обязательность ее соблюдения (т.е. обязательность ведения ПЛ) для всех предприятий, учреждений и организаций независимо от ведомственного подчинения и формы собственности, предоставляющих служебные легковые автомобили для транспортного обслуживания на коммерческой основе или использующих их в служебных поездках в своих нуждах. То есть использование легкового автомобиля в собственных служебных поездках означает и необходимость ведения ПЛ.

Однако обязательность ведения ПЛ никоим образом не означает, что именно ПЛ доказывает связь с хоздеятельностью. В пункте 1.3 Инструкции №74 определена основная смысловая нагрузка ПЛ, заключающаяся в правильном исчислении горючего с целью последующего его списания. Эта норма устанавливает, что ПЛ легкового автомобиля:

1) для перевозчика является основанием для учета транспортной работы и списания израсходованного горючего;

2) служит для взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг.

То есть определенное Инструкцией №74 предназначение ПЛ никак не указывает на его разработку для доказательства производственного использования автомобиля. Правда, на первый взгляд может показаться, что «учет транспортной работы» — это и есть определение направлений использования автомобиля (куда и с какой целью ездил, не использовал ли автомобиль для личных нужд). Однако при внимательном изучении формы ПЛ, утвержденной Приказом №74, становится понятно, что здесь имеется в виду ее раздел II, который так и называется «Робота водія та автомобіля» и содержит данные о показателях спидометра и времени до и после выполнения задания. Наряду с транспортной работой п. 1.3 Инструкции №74 упоминает «списание израсходованного горючего» — для этого ПЛ также имеет специальный раздел III «Рух пального, літрів». Поэтому упомянутый в Инструкции №74 учет транспортной работы не определяет отношение работы автомобиля к хоздеятельности, а лишь исчисляет количественные параметры этой работы: сколько часов автомобиль работал и сколько километров при этом проехал.

Более того, ПЛ легкового автомобиля не имеет даже специальной графы, где бы можно было указать его маршрут и проставить отметку заказчика о выполнении водителем каждого пункта этого маршрута в течение дня. Для сравнения: в ПЛ грузового автомобиля предусмотрено место и для маршрута, и для подписи, и для печати заказчика по каждому этапу маршрута. А в ПЛ легкового автомобиля в разделе І указывается только фамилия ответственного лица 1 , в чье распоряжение поступает автомобиль, а на обратной стороне — одно-единственное поле, в котором согласно п. 2.4 Инструкции №74 «после выполнения задания ответственное лицо, в чье распоряжение был предоставлен автомобиль, . подписью и штампом утверждает выполнение обслуживания».

1 Правда, п. 2.2 Инструкции №74 также требует указать в этом поле наименование и адрес заказчика, куда должен приехать автомобиль. Однако это сделать трудно: поле слишком мало. Но даже эта норма не предусматривает отметку каждого заказчика, действительно ли к нему приезжал данный автомобиль и действительно ли он выполнил все поставленные перед ним задачи.

Следовательно, с технической точки зрения невозможно организовать полноценный контроль за тем, действительно ли легковой автомобиль использовался с производственной целью. Более того, Инструкция №74 этого даже и не требует. А отсюда вывод: форма ПЛ легкового автомобиля и требования к его заполнению не дают возможности доказать или опровергнуть использование автомобиля именно в хоздеятельности.

Как доказать хоздеятельность при использовании легкового автомобиля?

Если сам ПЛ не доказывает, что автомобиль использовался в хоздеятельности, то это нужно сделать иным способом.

Поскольку законодательством не установлено, как определить направление использования легкового автомобиля, администрация предприятия должна это сделать самостоятельно. Ведь именно на исполнительный орган предприятия возлагается решение текущих хозяйственных задач, не определенных законодательством или уставом этого предприятия. Поэтому руководителю предприятия следует издать приказ, в котором указать следующее (пример приведен для ООО):

«Во исполнение пп. 7.4.1 Закона о НДС и руководствуясь ст. 145 Гражданского Кодекса Украины относительно полномочий руководителя общества с ограниченной ответственностью, а также согласно Уставу общества, приказываю:

Все поездки легковым автомобилем марки __________ гос. номер _______ водителю _________осуществлять только по производственной необходимости по приказу руководства предприятия в рамках хозяйственной деятельности предприятия. Запрещается использование служебного легкового автомобиля в личных целях, не связанных с хоздеятельностью предприятия».

Такой приказ вместе с ПЛ (которые, как упоминалось выше, вести предприятию все-таки нужно) и является подтверждением хоздеятельности при использовании автомобиля. Отсутствие же ПЛ или неправильное либо неполное их ведение само по себе ничего не доказывает и не опровергает в вопросе «хозяйственного использования» этих расходов.

Ответственность за нарушения при ведении ПЛ

Ответственность за такие нарушения законодательством предусмотрена, но не в налоговой плоскости. С точки зрения налогообложения ни валовые расходы, ни налоговый кредит от правильности заполнения ПЛ не зависят. Отсутствие ПЛ уже не будет доказательством нехозяйственного использования автомобиля.

Инструкция №74 довольно расплывчато определяет размер и формы ответственности: согласно ее разделу 3 ответственность за недостоверные и неточные сведения в путевом листе служебного легкового автомобиля, а также при выполнении расчетов несут ответственные лица перевозчика и заказчика в пределах компетенции, определенной этой Инструкцией. Сама же Инструкция устанавливает только пределы компетенции должностных лиц (например, в строке 4 раздела II «Робота водія і автомобіля» механик записывает показания спидометра), но не указывает, что делать, если такое должностное лицо свои обязанности не исполнило. Поэтому хотя формально Инструкция №74 ответственность и устанавливает, на практике ее применить невозможно.

Не может быть применена в данном случае и ответственность, определенная пп. 4.3.1 Закона №2181, поскольку эта норма предусматривает применение косвенных методов за отсутствие первичных документов, установленных действующим законодательством Украины 1 . Однако эта ответственность применяется лишь в случае, если налоговый орган не может определить сумму налоговых обязательств налогоплательщика (т. е. доходной части его деятельности), в то время как ПЛ определяют сумму расходов (и соответствующего НК).

1 Для справки: Методики применения косвенных методов пока не существует. Подпункт 4.3.3 Закона №2181 устанавливает, что такой документ утверждается законом.

Единственная норма, по которой налоговики могут попытаться применить ответственность за неправильное ведение ПЛ, — та же, что и за неведение любого иного бухгалтерского документа: согласно ст. 1642 Кодекса Украины об административных правонарушениях, ведение бухучета с нарушением установленного порядка (в частности, путем неправильного ведения ПЛ легковых автомобилей) влечет за собой наложение админштрафа от 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн) и от 10 до 20 н. м. д. г. (170 — 340 грн) — за повторное нарушение на протяжении года).

Обращаем внимание, что не следует воспринимать данную статью как призыв не вести ПЛ легкового автомобиля вообще. Мы лишь заметили, что непосредственная налоговая связь между ПЛ и налоговым кредитом, на чем настаивает налоговая инспекция, отсутствует, а применение любых других финансовых санкций крайне проблематично. Однако, с другой стороны, лучше такие ПЛ все же вести, нежели доказывать в суде, что косвенные методы за неведение ПЛ к предприятию применены незаконно. Тем более, что ведение ПЛ является обязательным согласно п. 1.1 Инструкции №74.

• Закон о прибыли — Закон Украины от 28.12.94 г. №334/94-ВР «О налогообложении прибыли предприятий».
• Закон о НДС — Закон Украины от 03.04.97 г. №168/97-ВР «О налоге на добавленную стоимость».
• Инструкция №74 — Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 17.02.98 г. №74.

Виталий Шеломков, аудитор

Учет услуг у туроператоров Суть дела :: Практика Именно летом, с наступлением сезона отпусков и поездок в места отдыха, у тех, кто предоставляет услуги по отдыху, больше всего работы. Рассмотрим особенности бухгалтерского и налогового учета у туристических операторов.

Обращение наличности: нарушения и наказания № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика Лица, виновные в нарушении порядка ведения операций с наличностью, привлекаются к ответственности согласно требованиям Положения №637. Размеры и порядок применения штрафных санкций за нарушения в сфере наличного обращения в национальной валюте.

Документы проверены, но еще необходимы № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика Если на предприятии прошла плановая проверка ГНИ за 3 года, то может ли предприятие сдать документы, охваченные проверкой, в архив? .