Командировочные расходы в налоговом учете

Продолжение. Начало см. в «ШБ» № 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23/2005 г., № 1, 2/2006 г.

Мужчина, имеющий в кармане определенную сумму наличных денежных средств, сидящий за рулем собственного автомобиля и выехавший в определенном направлении, но без чьего-либо присмотра, — потенциальный нарушитель. Нет, не правил дорожного движения и не его же обещаний жене быть верным до конца жизни, а командировочного задания.

Выезд в командировку

Трудовое законодательство не допускает беспричинных опозданий на работу или прогулов. Время, в течение которого работник находится в командировке, определяется как время его работы. По этой причине за все время нахождения его в командировке за ним сохраняется рабочее место и осуществляется оплата по среднему заработку. Поэтому любое отклонение от командировочного задания, в том числе по дате и времени выезда в командировку, допущенное командированным работником беспричинно, недопустимо и должно классифицироваться как опоздание или прогул.

В связи с этим становится важным подтверждение факта своевременного выезда в командировку. Это ка­сается не только выезда в командировку с места постоян­ного проживания работника, но и выезда из одного пункта назначения командировки в другой, если таких пунктов назначения несколько.

В соответствии с Инструкцией № 59:

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в удостоверении о командировке относительно выбытия с места постоянной работы и прибытия к месту постоянной работы. Если работник командирован в различные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне убытия проставляются в каждом пункте.

В то же время, в той же Инструкции № 59 читаем:

Днем выбытия командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы откомандированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы откомандированного работника.

На первый взгляд кажется, что никакого противоречия в приведенных выше цитатах Инструкции № 59 нет. Действительно, днем выбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса и т.д. (далее —

транспортного средства), а определяется фактический день выезда (документально подтверждается) не по билету, а по отметке о выезде в командировочном удостоверении, которую заверяет печатью работник предприя­тия, ответственный за регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее (далее — лицо, ответственное за регистрацию).

Отметки в удостоверении о командировке относительно прибытия и выбытия работника заверяют той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для заверения подписи соответствующего служебного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприя­-тия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее.

Дата и время выезда

Необходимо понимать, во-первых, лицо, ответственное за регистрацию, не имеет возможности осуществлять контроль над командированным работником относительно времени его выезда в командировку, но имеет возможность контролировать его присутствие или отсутствие на рабочем месте. Поэтому, когда работник говорит о его отсутствии на работе с определенного числа по причине командировки и на то есть соответствующий приказ руководителя предприятия, то лицо, ответственное за регистрацию, делает отметку о дате выезда в командировку в командировочном удостоверении и заверяет ее печатью.

При этом такая отметка делается заранее, как правило, за день до выезда командированного работника в командировку. После чего лицо, ответственное за регистрацию, имеет возможность проконтролировать только отсутствие или присутствие командированного работника в определенные дни на его (командированного) рабочем месте.

Во-вторых, ни законодательство, ни другие нормативные документы, в том числе и Инструкция № 59, не требуют контроля времени выезда в командировку. Требуется осуществлять контроль только дня выезда 1 .

1 По этой причине в приказах о командировке никогда не указывается время выезда, а указывается только дата.

В связи с этим у командированного работника появляется определенная возможность для «маневра», естественно, себе на пользу. Пользуясь положениями Инструкции № 59, в которых сказано, что: при отправлении транспортного средства до 24-го часа включительно днем выбытия в командировку считается текущие сутки, а с 0-го часа и позже — следующие сутки командированный работник может взять билеты на транспортное средство, которым он должен выехать в командировку, на такое время, которое позволит ему получить дополнительные дни отдыха, причем оплачиваемые по среднему заработку.

Например, работник в соответствии с приказом командируется из Киева в Житомир с 30 января по 3 февраля 2006 г. включительно для осуществления закупки товаров. Поскольку в приказе не определено время выезда, то командированный работник может взять билет на автобус Киев-Житомир на 30 января на 22.00, а обратный билет Житомир - Киев на 3 февраля на 10.00. Таким образом, он не нарушит ни требования приказа, ни требования Инструкции № 59, и его время нахождения в командировке будет считаться по командировочному удостоверению 1 с 30 января по 3 февраля продолжительностью 5 дней.

Фактически же ни 30 января, ни 3 февраля он командировочное задание не выполнял и не мог выполнять.

А ведь руководитель предприятия при издании приказа определил эти дни как дни командировки, причем не формально, а реально. Так бы оно и было, если бы командированный работник взял билеты на автобус Киев-Житомир на 30 января, допустим, на 10.00, а обратный билет Житомир - Киев — на 3 февраля на 20.00.

Возможно ли избежать такой «самовольщины» со стороны командированного работника? Возможно, и способов избежать такой ситуации несколько.

Выезд в командировку и рабочее время

Способ первый. Законодательство и Инструкция № 59 не требуют контроля выезда работника в командировку, но и не запрещают это делать. Поэтому, по моему мнению, в ситуации, когда к месту назначения командировки отправляется в течение дня выезда в командировку несколько рейсов транспортных средств, которыми может выехать командированный работник, то не будет нарушением законодательства и Инструкции № 59 указание в приказе о командировке не только даты, но и рейса, которым командированный работник должен выехать в командировку 2 . Но это при условии, что время отправления такого рейса приходится на время работы командированного работника по его графику работы или же приходится на время после окончания его рабочего времени по его графику работы.

Поскольку день командировки, как мы уже отмечали выше, является рабочим днем командированного работника, то предприятие имеет право в течение этого времени распоряжаться работником и требовать от него выполнения таких распоряжений 3 . Так что указание в приказе о командировке номера рейса транспортного средства, отправляющегося в пункт назначения командировки в течение рабочего времени командированного, с указанием командированному выехать в командировку именно этим рейсом является правомерным, не нарушающим требования законодательства и Инструкции № 59.

Что касается приказа выехать в командировку рейсом, отправляющимся после окончания рабочего дня командированного работника по его графику работы, то оно также правомерно, поскольку в этом случае командированному работнику предоставляется возможность в данный день не выходить на работу. По сути, командированному в связи с поздним временем выезда в командировку предоставляется оплачиваемый день отдыха.

А вот приказ выехать в командировку рейсом, отправляющимся до начала рабочего дня командированного работника (по его графику работы), по моему мнению, не является правомерным, поскольку в этом случае командированному работнику сокращается время отдыха и увеличивается время его работы. Таких ситуаций желательно избегать. Хотя необходимо признать, что прямого запрета на такие действия в законодательстве мне найти не удалось, а Инструкция № 59 и вовсе косвенно это разрешает:

При отправлении транспортного средства до 24-го часа включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0-го часа и позже (выделено ред.) — следующие сутки.

Если отправка работника в командировку в выходной или праздничный день ему все-таки компенсируется, то о компенсации такого сокращения времени отдыха и увеличения продолжительности рабочего времени (при отправке в командировку до начала рабочего времени командированного) ничего не сказано. В результате приходим к выводу, что отправка работника в командировку до начала его рабочего времени в приказном порядке и тем самым сокращение его времени отдыха и увеличение продолжительности рабочего времени законодательно не урегулирована. А, учитывая то, что суды в таких случаях, как правило, встают на защиту интересов работника, то я и рекомендовал избегать таких ситуаций.

Способ второй. Избежать «самовольства» командированного работника относительно времени выезда в командировку поможет составление подробного командировочного задания, расписанного буквально по часам.

Способ третий. Задание по приобретению билетов необходимо снять с командированного работника и переложить на другого, незаинтересованного, работника.

И, наконец, крайняя мера – контроль фактического выезда работника в командировку.

В совокупности все эти меры могут обеспечить стопроцентную гарантию четкого выполнения командированным работником командированного задания относительно даты выезда в командировку.

Хочу — еду, хочу — стою

Гораздо сложнее, можно сказать, невозможно, проконтролировать соблюдение командированным работником даты и времени выезда в командировку на служебном или собственном автомобиле. В этом случае не помогает даже крайняя мера в виде контроля фактического выезда работника в командировку. Поскольку после того как он выехал в командировку, проехав несколько километров, он может:

а) остановится на отдых на сутки и более;

б) вернуться домой и выехать в пункт назначения командировки позже, и т.д.

Единственное, что остается, так это контроль пробега автомобиля 4 и времени в пути по отметкам в командировочном удостоверении о дате выезда в командировку и дате приезда в пункт назначения командировки и далее по пунктам назначения командировки, если их несколько.

1 Подтвержденное билетами.

2 Для этого достаточно знать расписание движения транспортных средств, которыми предполагается выезд работника в командировку, и располагать информацией о наличии свободных мест.

3 Естественно, в рамках его обязанностей по трудовому договору, должностной инструкции и т.п.

4 К сожалению, с данной «проблемой» командированному справиться будет нетрудно. Как это делается, знает любой водитель автомобиля.

Если продолжительность нахождения в пути значительно превышает определенные в командировочном задании сроки, то необходимо требовать от командированного работника объяснений о причинах задержки в пути. В случае их отсутствия или если такая задержка произошла по вине командированного работника, предприятие имеет право не признать время задержки в пути временем нахождения работника в командировке и не оплатить ему ни командировочных, ни среднего заработка. Излишне, наверное, будет говорить о том, что в такой ситуации необходимо быть крайне осторожным и только в том случае, когда налицо явное нарушение командировочного задания по срокам нахождения в пути, можно применять такие меры наказания.

Например, работник выехал из Киева в Житомир 30 января (время фактического выезда не известно, а по командировочному заданию он должен был выехать в 10.00), а прибыл в Житомир 1 февраля 1 (время фактического прибытия неизвестно, но по командировочному заданию он должен был прибыть в Житомир 30 января в 14.00).

Если командированный работник не смог указать объективную причину его задержки в пути 2 или сознался в том, что самовольно нарушил командировочное задание, то предприятие имеет право на применение к командированному работнику следующих мер:

1) не возмещать ему командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, расходы на бензин, кроме затраченного на проезд в определенном в командировочном задании направлении Киев - Житомир) и прочие расходы, осуществленные 30 и 31 января и не связанные с командировкой;

2) не сохранять средний заработок командированного работника за 30 и 31 января.

Можно ли задержку в пути 30 и 31 января классифицировать как прогул и применить еще более жесткие меры к командированному работнику, уволив его за прогул? К сожалению, есть масса нюансов, которые препятствуют осуществлению такой крайней меры к командированному работнику, если он лично и в письменном виде не признается в нарушение командировочного задания.

Без отсутствия такого признания время задержки в пути может классифицироваться только как простой по вине работника. А вот при наличии письменного признания работника в нарушении командировочного задания и самовольной задержки в пути дни задержки могут классифицироваться как прогул и работник может быть уволен 3 по этой причине.

Но как бы там ни было, имеется объяснительная командированного работника или нет, признал ли он свою вину или нет, классифицировать дни задержки в пути командированного работника без веских на то оснований и определять меру его наказания за такой проступок необходимо очень взвешено, с учетом всех нюансов и обязательно с учетом мнения юриста.

Например, командированный работник объяснил свою задержку в пути тем, что он два дня испытывал острые боли в животе. А поскольку это произошло в дороге и обратиться в медицинское учреждение он не мог (так как не мог вести машину, а бросить ее на дороге и добираться до больницы попутным транспортом не хотел), то предоставить лист о временной нетрудоспособности он не может.

Вы признаете его объяснения недостаточно вескими и лишаете командировочных и среднего заработка за дни задержки, а потом вдруг выясняется, что у него в эти дни действительно был приступ язвы и он может это клинически доказать. В таком случае вы потеряете на компенсациях работнику больше, чем сумма командировочных и его среднего заработка.

Время в пути + время в пути + …

При определении даты выезда в командировку необходимо учитывать и то время, которое затрачивается командированным работником на проезд от места нахождения предприятия, на котором работает командированный работник, до места отправления транспортного средства, на котором он должен доехать (с пересадкой на другое транспортное средство или нет) до места назначения командировки (далее — время на проезд до места отправления транспортного средства).

Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки зачисляется время, которое необходимо для проезда к станции, пристани, аэропорта.

Как влияет время проезда до места отправления транспортного средства на определение даты выезда в командировку, мы поговорим в следующем номере.

1 День выезда в командировку из г. Киев и день приезда в пункт назначения командировки (г. Житомир) определены по отметкам в командировочном удостоверении.

2 При этом не имеет значения, предоставил командированный работник объяснительную или нет.

3 Может быть — не значит должен. Меру наказания определяет предприятие с учетом всех факторов.

1. Инструкция № 59 – Приказ Минфина Украины «Об утверждении Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж» от 13.03.1998 г. № 59.

2. Закон о налогообложении прибыли – Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятия» от 28.12.1994 г. № 334/94-ВР.

3. Приказ № 260 – Приказ ГНАУ «Об утверждении формы удостоверения о командировке» от 28.07.1997 г. № 260.

4. ПКМУ № 663 – Постановление КМУ «О нормах возмещения расходов на командировки в пределах Украины и за рубежом» от 23.05.1999 г. № 663.

5. Положение о платежных карточках – Постановление Правления НБУ «Об утверждении положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их применением» от 19.04.2005 г. № 137.

6. Закон о налоге с доходов физлиц – Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889.

7. Приказ 440 – Приказ ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировки или подотчет, и Порядке составления указанного отчета» от 19.09.2003 г. № 440.

Кассовый метод по НДС Налоговый учет Продолжение. Начало см. в «ШБ» № 1, 2/2006 г. Когда отказываешься от чего-либо, то полезно заранее подумать о последствиях, чтобы какие-нибудь из них не оказались неожиданно неприятными, а то и непоправимыми. Налоговый кредит и налоговые.

Отпускные в Налоговом учете № 24 (16.6.2008) :: Налоговый учет Отпуск может быть разный: ежегодный, дополнительный, социальный, оплачиваемый или нет. Как его предоставить вы уже знаете. Теперь рассмотрим, как рассчитать с отпускных налоги.

Интернет-магазин № 22 (2.6.2008) :: Налоговый учет В прошлом номере мы рассмотрели общие требования к дистанционной торговле и один из ее видов, а именно торговлю по каталогам. В данной публикации рассмотрим «усовершенствованный» метод торговли на расстоянии — торговлю через Интернет-магазин.