Разработка информационной системы электронного документооборота ООО "Деловые Линии" Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Шафоростова Е.Н., Ковтун Н.И., Лазарева Т.И.

В условиях существующего развития частного предпринимательства малые фирмы с течением времени наращивают оборот материальных и информационных потоков, что приводит к увеличению и хранению информации на бумажных носителях. В процессе разработки системы электронного документооборота следует четко представлять себе, какие трудности могут возникнуть при реализации программного обеспечения и его внедрении. Информационное обеспечение комплекса задач представляет собой информационную модель фирмы. Основной функцией информационного обеспечения является надежное хранение на машинных носителях всей совокупности необходимых данных для решения задач пользователя и удобный доступ к этим данным. Разработанная информационная система контроля и исполнения документооборота для отдела снабжения обеспечивает базовую функциональность, имеет дружественный интерфейс пользователя и систему поиска документов.

Похожие темы научных работ по компьютерным и информационным наукам , автор научной работы — Шафоростова Е.Н., Ковтун Н.И., Лазарева Т.И.

The tendency is that small firms eventually increasing the material and information flows turnover under the existing conditions of private enterprise development. This leads to an increase of paper information storage. If the problem is to develop an electronic document flow management system, it should be clearly estimated what difficulties may arise during the process of the software implementation. Information support of a task complex represents an information model of the firm. The main function of the information support is to ensure secure storage of all necessary data in machine-readable form to solve user tasks and provide convenient access to these data. Developed information system of electronic document flow management for the supply division provides core functionality, has a user-friendly user interface and required document search system.

Текст научной работы на тему «Разработка информационной системы электронного документооборота ООО "Деловые Линии"»

РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ДЕЛОВЫЕ ЛИНИИ»

Шафоростова Елена Николаевна, к.п.н., доцент, Старооскольский технологический институт

НИТУ «МИСиС», Россия, г. Старый Оскол, shaf-elena@yandex.ru Ковтун Нелли Игоревна, старший преподаватель, Старооскольский технологический институт НИТУ «МИСиС», Россия, г. Старый Оскол, kovtun-n-i@yandex.ru Лазарева Татьяна Ивановна, старший преподаватель, Старооскольский технологический институт НИТУ «МИСиС», Россия, г. Старый Оскол, tatylaz@mail .ш

В условиях существующего развития частного предпринимательства малые фирмы с течением времени наращивают оборот материальных и информационных потоков, что приводит к увеличению и хранению информации на бумажных носителях, а также структурированию документооборота. Руководитель не имеет полной информации о работе фирмы и только из предоставленных отчетов может сделать выводы о темпах развития, что недопустимо в условиях, когда управленческие решения необходимо принимать оперативно. Также существенным недостатком является невозможность контроля исполнения поручений и обработки заявок, заказов, что может привести к невыполнению обязательств со стороны компании. Это может грозить потерей заказов и заказчиков.

Целью разработки информационной системы является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение в транспортно-экспедиторской компании ООО «Деловые Линии» с использование современных инфо-коммуникационных средств, а также автоматизация информационных потоков в соответствии со структурой компании и рациональной системой организации труда.

Одной из основных задач любой малой фирмы является осуществление процесса закупок или поставок товаров или услуг. Количество различных видов документации при этом постоянно растет, поэтому актуальной задачей является перевод всех документов в электронный вид. Существующие на рынке современные системы электронного документооборота дорогостоящи и часто функционально избыточны, поэтому оптимальным решением при наличии сотрудников соответствующих компетенций для малых фирм становится разработка информационной системы электронного документооборота собственными силами.

Научная новизна работы состоит в разработке структуры базы данных, учитывающей особенности транспортно-экспедиторской компании ООО «Деловые Линии» и построении эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих научных достижений в области разработки систем электронного документооборота.

Управление жизненным циклом программного обеспечения является одной из важнейших задач. В процессе разработки системы электронного документооборота следует четко представлять себе, какие трудности могут возникнуть при реализации программного обеспечения и его внедрении. Также не стоит обходить вниманием и тот вопрос, что пользователям придется работать с данной программой значительное количество времени, и поэтому эффективность их работы будет значительно зависеть от простоты в использовании программы и ее наглядности. Также следует обратить особое внимание на исключение человеческого фактора при работе пользователя с системой и на консерватизм сотрудников.

Транспортно-экспедиторская компания ООО «Деловые Линии» - небольшое перспективное и развивающееся предприятие, для которой разработка собственной информационной системы электронного документооборота отдела снабжения является наиболее приемлемым решением возникшей проблемы. При разработке система должна обеспечить следующие задачи:

• получать необходимые первичные документы из системы;

• избежать двойного ввода одной и той же информации;

• оперативно получать необходимые формы отчетности;

• уменьшить бумажный документооборот с учетом законодательного регулирования;

• информировать пользователя о полученном документе;

• предоставлять возможность обмениваться сообщениями внутри сети;

• вести контроль исполняемых документов и их удостоверения ЭЦП;

• предоставлять возможность установления истории работы с документами;

• осуществлять долговременное хранение документов.

Информационное обеспечение комплекса задач представляет собой информационную модель фирмы. Основной функцией информационного обеспечения является надежное хранение на машинных носителях всей совокупности необходимых данных для решения задач пользователя и удобный доступ к этим данным. В процессе разработки задач пользователя решения по информационному обеспечению рассматриваются как относительно самостоятельная и важнейшая часть разработки. Решения по составу и организации необходимой информации принимаются во внемашинной и внутримашинной сферах [3].

Обобщенный алгоритм разрабатываемой информационной системы представлен на рис.1. отдела снабжения ООО «Деловые Линии».

Рис. 1 - Обобщенный алгоритм работы программы

Основными сущностями разрабатываемой модели базы данных электронного документооборота являются:

Сущность «заявка» характеризуется атрибутами: номер, дата, статус. Данная сущность связана с сущностями «габариты», «бригадир», «менеджер».

Сущность «менеджер» характеризуется атрибутами: ФИО, должность, стаж работы, отдел, логин, пароль. Данная сущность связана с сущностями «заявка» и «приходной документ».

Сущность «бригадир» характеризуется атрибутами: ФИО, должность, стаж работы, отдел, логин, пароль. Данная сущность связана с сущностью «заявка».

Сущность «габариты» характеризуется атрибутами: объем, марка, серия. Данная сущность связана с сущностью «заявка».

Сущность «автотранспорт» характеризуется атрибутами: марка, грузоподъемность, номер. Данная сущность связана с сущностью «приходной документ».

Сущность «приходной документ» характеризуется атрибутами: номер, дата, статус. Данная сущность связана с сущностью «менеджер».

Инфологическая модель данных представлена на рисунке 2.

Разрабатываемая информационная система оперирует с таблицей входящих документов. Информация о документах хранится в таблице «Заявки».

На основе инфологической модели данных была построена даталогическая модель, реализованная в СУБД MS SQL Server. MS SQL Server является современным интегрированным решением, которое наделяет пользователей организации безопасной, надежной и продуктивной платформой для обработки промышленной информации и работы приложений, касающихся интеллектуальных ресурсов предприятия. MS SQL Server 2010 предоставляет мощные инструменты для профессионалов информационных технологий так же, как и для работников информационной сферы, уменьшая сложность создания, развёртывания, управления и использования данных предприятия и аналитических приложений на платформах от мобильных устройств до информационных систем предприятия [1].