Размер шрифта:
Управление контактами в списке "Мои контакты Smartsheet"
Play

Управление контактами в списке "Мои контакты Smartsheet"

Дополнительные сведения о планах и их возможностях см. на странице «Расценки».

Этот Справочная статья есть в следующих учебных курсах:

Учебный курс

Эта статья представлена в Уровень 1. Начало работы учебный курс Получите максимум от этого учебного курса, начав с самого начала.

Контакты в Smartsheet упрощают и ускоряют совместную работу. Например, они используются при отправке электронной почты, предоставлении доступа к таблицам и назначении задач в Smartsheet.

Один из инструментов управления контактами — список «Мои контакты Smartsheet». Их можно сравнить с облачным каталогом задач Smartsheet, в котором можно хранить адреса электронной почты коллег.

Чтобы открыть список "Мои контакты Smartsheet", на Панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.

Кому доступны ваши контакты Smartsheet

"Мои контакты Smartsheet" — ваш личный список, который виден только вам. Однако если назначить задачу одному из контактов или предоставить ему доступ к таблице, его адрес электронной почты будет виден другим людям с доступом к той же таблице.

Перед началом работы: форматирование CSV-файла

Общее число контактов не ограничено, но одновременно можно импортировать не более 1000 контактов.

Если вы хотите импортировать контакты из Outlook, Hotmail или AOL, сначала экспортируйте их в CSV-файл. Затем добавьте в него столбцы Имя, Фамилия и Электронная почта. Написание должно быть именно таким. В противном случае список импортируется неправильно.

Пример формата CSV-файла:

Имя Фамилия Email Address Maria Ivanova mariya.ivanova@smartsheet.com Vladimir Petrov vladimir.petrov@smartsheet.com Ivan Borisov ivan.borisov@smartsheet.com Добавление контактов в список «Мои контакты Smartsheet» Пакетный импорт контактов
  1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
  2. В форме Мои контакты Smartsheet выберите Импорт контактов.
  3. Выберите один из указанных ниже вариантов.
    • GmailИмя пользователя и пароль к учётной записи электронной почты не сохраняются в Smartsheet. Они используются только для доступа к адресной книге.
      1. В открывшемся окне для ввода учётных данных укажите данные учётной записи Google и нажмите кнопку Войти или перейдите к следующему шагу.
      2. Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт.
      • .CSV (Outlook, Yahoo и т. д.)
        1. Выберите CSV-файл и нажмите кнопку Продолжить.
        2. Выберите контакты, которые нужно импортировать в Smartsheet, и нажмите кнопку Импорт.
      • VCF (файл vCard)
        • Выберите файл vCard, нажмите кнопку Продолжить, а затем — Импорт.

        После пакетного импорта приложение Smartsheet добавит полученные контакты в список "Мои контакты Smartsheet".

        Добавление контактов по отдельности
        1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
        2. Чтобы открыть форму Контакт, нажмите Добавить в форме Мои контакты Smartsheet
        3. Введите имя и адрес электронной почты контакта и нажмите кнопку ОК.

        После этого Smartsheet добавит новый контакт в ваш список контактов.

        Добавление отдельных контактов при предоставлении доступа к объекту Smartsheet

        Когда вы предоставляете доступ к объектам Smartsheet, указывая адрес электронной почты, этот адрес может добавиться в список «Мои контакты Smartsheet» автоматически.

        Чтобы связать имя с адресом, выполните одно из указанных ниже действий.

        1. В поле Пригласить соавторов нажмите значок Выбрать контакты.
        2. В форме Мои контакты Smartsheet выберите Добавить .
        3. Введите имя и адрес электронной почты и нажмите кнопку ОК.
        Изменение или удаление контактов
        1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
        2. В форме Мои контакты Smartsheet щёлкните правой кнопкой мыши контакт, который хотите удалить.
        3. Выберите один из указанных ниже вариантов.
          • Изменить контакт: укажите имя или измените адрес электронной почты контакта.
          • Удалить контакт: удалите контакт из списка.

        Удаление или изменение контакта в списке не приводит к удалению или обновлению адреса электронной почты в общих таблицах, а также не обновляет назначенные задачи. Сведения о том, как переназначить задачу, см. в статье Поиск и замена значений в таблице.

        Экспорт контактов из списка "Мои контакты Smartsheet"
        1. На панели навигации выберите Учётная запись > Мои контакты Smartsheet.
        2. В форме Мои контакты Smartsheet выберите Экспорт контактов >.csv.

        Контакты из списка «Мои контакты Smartsheet» будут экспортированы в формате CSV в папку с загружаемыми файлами.

        Советы и рекомендации по использованию контактов

        О чем следует помнить при работе с контактами

          .
        • Чтобы использовать данные из списка всех контактов Smartsheet, введите имя контакта в ячейке столбца Список контактов. Как только вы начнёте вводить имя, появится список предлагаемых вариантов. В настоящее время использовать записи списка контактов из других таблиц нельзя.
        • Имена, которые вы выберете для контактов, будут отображаться при назначении им задач в столбцах списка контактов. В других областях, например в списке Совместный доступ, будут отображаться имена из учётных записей пользователей Smartsheet. Имя, используемое с вашей учётной записью Smartsheet, можно изменить в личных параметрах. Чтобы перейти к личным параметрам, выберите Учётная запись > Личные параметры , чтобы упростить предоставление доступа и отправку информации сразу нескольким пользователям.

        Учебный курс

        Эта статья представлена в Уровень 1. Начало работы учебный курс Получите максимум от этого учебного курса, начав с самого начала.