П Л А Н работы казенного учреждения Воронежской области «Государственный архив Воронежской области» на 2017 год

1 П Л А Н работы казенного учреждения Воронежской области «Государственный архив Воронежской области» на 2017 год План работы КУВО «Государственный архив Воронежской области» на 2017 год разработан в соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства РФ «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2017 год и их отчетности за 2016 год» от /1977-А и приказом управления делами Воронежской области «О планировании работы архивных учреждений Воронежской области на 2017 год и их отчетности за 2016 год» от п, на основании которых были определены приоритетные направления архивной деятельности. Успешному выполнению мероприятий, направленных на обеспечение оптимальных условий хранения документов, соблюдение противопожарного и охранного режима будут способствовать проведение противопожарного инструктажа, утверждение состава пожарной дружины, назначение ответственных за обеспечение пожарной безопасности. Предполагается обновление соответствующих инструкций и приказов. В целях поддержания в надлежащем состоянии системы автоматического пожаротушения, системы оповещения при пожаре, системы кондиционирования и вентиляции воздуха, от работоспособности которых зависит противопожарная безопасность архива и соблюдение температурных норм хранения, планируется заключение Государственных контрактов по техническому обслуживанию этих систем. Обеспечению выполнения запланированных объемов работ, улучшению качества их исполнения будет способствовать проведение в 2017 году заседаний экспертной и методической комиссий. I. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации В 2017 г. основные усилия по обеспечению сохранности документов будут направлены на реализацию нормативных требований по организации хранения и учета архивных документов, в том числе по организации выдачи документов из архивохранилищ. В связи с решением Верховного суда РФ от г., разрешающего самостоятельное копирование архивных документов пользователями, будут усилены меры контроля за сохранностью архивных документов в читальном зале.

2 2 В 2017 г. будут подготовлены и переданы на реставрацию и в переплет дела, находящиеся в плохом физическом состоянии и наиболее востребованные исследователями читального зала для научно-исследовательской работы и сотрудниками архива для исполнения запросов. Продолжится улучшение физического состояния дел в фонде И-29 Воронежское дворянское депутатское собрание. После реставрации дела будут переплетены и подшиты. Подшивке также подвергнуться малообъемные дела, не требующие реставрации. Это документы фонда И-2 Воронежское губернское правление. Будет продолжена работа по восстановлению угасающих текстов в фонде Р-1 Воронежский губернский отдел народного образования. Работа по выявлению особо ценных дел будет проходить по фондам И- 74 Воронежская частная женская гимназия Кожевниковой, И-47 Землянская земская управа и др. Следуя рекомендациям Федерального архивного агентства, при выявлении особо ценных дел, будет обращено внимание на возможное выявление уникальных документов в рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ. В 2017 г. продолжится передача фондов профессиональных союзов и общественных организаций из КУВО «ГАВО» в КУВО «ГАОПИ ВО», являющейся профильным государственным архивом и располагающий свободными площадями архивохранилищ. В связи с этим, запланирована проверка наличия и физического состояния документов по фондам профессиональных союзов и общественных организаций (Р-2033 Воронежский обком профсоюза рабочих леса и сплава, Р-2558 Воронежский обком профсоюза рабочих автомобильного транспорта и шоссейных дорог, Р-916 Воронежский обком профсоюза рабочих электростанций, Р-3229 Воронежский обком профсоюза работников агропромышленного комплекса и др.). Проверке наличия подвергнутся также документы страхового фонда. В основе организации данного направления архивной деятельности лежит соблюдение сроков цикличной проверки наличия. В течение года будут проводиться мероприятия по обеспыливанию полок, связок и коробок в хранилищах в соответствии с санитарногигиеническим режимом хранения архивных документов, определенным «Правилами работы госархивов», М., 2007, обновлению картона, ярлыков, шпагата, рациональному размещению документов в хранилищах. В 2017 г. планируется продолжение ведения ПК «Архивный фонд» (версия 4.3.). Будет продолжена работа по вводу в базу данных вновь поступивших фондов, исторических справок к ним, аннотаций, заголовков дел, сведений об изменениях, происходящих в составе и объеме фондов, сведений о переименованиях фондов. Продолжится заполнение раздела «Топография».

3 3 На 2017 г. запланирована передача 29-ти фондов профессиональных союзов, включающих в себя 11,576 тысяч дел, в связи с чем будет проведена работа по внесению учетных изменений в список фондов КУВО «ГАВО», сведения об изменении в составе и объеме фондов, ПК «Архивный фонд», ИПС ЦФП ВО (информационно-поисковую систему цифрового фонда пользования Воронежской области). По передаваемым фондам будет проведена выверка учетных документов (Р-2033, Р-2558, Р-916, Р-3229, Р-2279, Р-2392, Р-2304, Р-1779 и другие). По итогам работы по выявлению особо ценных дел будут обновлены реестр описей и список фондов ОЦД. В рамках внедрения информационно-поисковой системы цифрового фонда пользования Воронежской области (ИПС ЦФП ВО) планируется внесение в систему образов описей дел, вновь принятых на хранение и переработанных в архиве, а также заголовков архивных дел. Для более полного использования ИПС ЦФП ВО в 2017 г. продолжится заполнение модуля «Топография». 2. Формирование Архивного фонда РФ. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций На 2017 г. запланировано рассмотрение описей на ЭПК в количестве 8400 дел общего делопроизводства и 215 дел научно-технической документации. Запланирован прием МЧД: 1 единица учета фонодокументов, 100 единиц учета фотодокументов, 200 единиц учета видеодокументов. Прием документов общего делопроизводства на 2017 г. запланирован с учетом приема в первую очередь документов тех организаций, которые хранят документы сверх установленного срока, в количестве 5900 дел общего делопроизводства и 215 дел научно-технической документации. В 2017 г. будет проведен комплекс работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций. Будет продолжена работа по заключению соглашений и договоров в сфере архивного дела о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории г. Воронежа, а также с организациями с негосударственной формой собственности.

4 4 В 2017 г. будет продолжена работа по оказанию методической помощи федеральным органам государственной власти в организации деятельности архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, в связи с чем, в этих организациях будут проведены совещания-семинары по организации работы архива и составлению номенклатур дел. Продолжится внедрение в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органов местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры России от После утверждения Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, будет организована работа по использованию данного Перечня в практике работы организаций-источников комплектования КУВО «ГАВО». В 2017 г. отдел ведомственных архивов примет участие в реализации постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от /257-7 «О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации седьмого созыва, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва». В 2017 году будет продолжена работа по оказанию методической и практической помощи районным судам и районным прокуратурам Воронежской области, включенных в список источников комплектования КУВО «ГАВО». Запланировано участие в проверках в 4 организациях города Воронежа. В 2017 г. будет продолжена работа по уточнению списка источников комплектования облгосархива документами общего делопроизводства, НТД, в связи с изменением формы собственности организаций, их переименованием и с изменением их непосредственной подчиненности. Будет продолжена работа по подготовке к передаче на государственное хранение документов личного происхождения главного редактора журнала «Подъем», воронежского писателя Ивана Ивановича Евсеенко, кандидата педагогических наук, доцента кафедры общей физики ВГПУ Ишковой Тамары Яковлевны.

5 5 В 2017 году отделом комплектования и экспертизы ценности документов планируется упорядочить документы в 40 организациях города Воронежа. На государственное хранение будет отобрано 1300 дел постоянного хранения, по личному составу планируется оформить 1700 дел. Оформленные дела будут систематизироваться по структурным и тематическим признакам. Планируется просистематизировать 3000 дел. Дела постоянного хранения, по личному составу, личные дела уволенных работников и дела временного хранения будут внесены в описи, оформленные соответствующим образом. Планируется оформить 160 описей дел. В 2017 г. отдел планирует составить 10 исторических справок, 10 дополнений к историческим справкам, а также предисловия к описям дел постоянного хранения и по личному составу. Одновременно с документами постоянного хранения и по личному составу будут оформляться и документы временного хранения. Планируется переплести 750 дел временного хранения. Планируется составить акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения в количестве 7000 дел. Планируется разработать и уточнить 15 номенклатур дел. В каждой номенклатуре будут согласованы и проиндексированы статьи. Всего планируется согласовать и проиндексировать 3750 статей. 3. Создание информационно-поисковых систем. Информация и использование документов В 2017 году будет проводиться техническая обработка личного фонда- Федорова Михаила Ивановича - адвоката, писателя. Планируются такие виды работ, как: экспертиза ценности дел, формирование дел из россыпи, систематизация дел в пределах фонда, простановка архивных шифров на карточках, подбор дел по карточкам, оформление обложек дел и их наклеивание и др. Продолжится работа по усовершенствованию описей фонда И-167 Воронежская палата гражданского суда (с попутным составлением именного указателя к описи) и переработке описей фонда И-26 Воронежское губернское по крестьянским делам присутствие, Р-19 Воронежское губернское земельное управление, начнется по фондамр-538 Бобровский уездный комиссариат по военным делам, Р-534 Землянский уездный комиссариат по военным делам. Все заголовки дел будут вводиться в ИПС ЦФП ВО.

6 6 Планируется работа по пополнению информационно-справочной системы КУВО «ГАВО»: - модуль «Репрессированные» - внесение информации с имеющихся традиционных карточек, - модуль «Фотокаталог»- сканирование фотодокументов и каталогизация их при приеме на хранение, - модуль «Награды за материнство» - работа будет проводиться по фонду Р-1440 Воронежский облисполком. Одним из главных направлений в работе отдела информации остается исполнение тематических и генеалогических запросов. Планируется исполнить 1100 тематических и генеалогических запросов. На 2017 г. запланировано исполнить 600 запросов социально-правового характера. Снижение плана данного показателя в сравнении с предыдущими годами является объективным следствием передачи фондов органов местного самоуправления городского округа город Воронеж (с 1991 г.) из КУВО «Госархив Воронежской области» в МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж». Продолжится ведение БД «Читальный зал» в рамках ИПС ЦФП ВО. Планируется использование документов архива через средства массовой информации: будут подготовлены 2 статьи, 3 радиопередачи и 3 телепередачи. В 2017 году будут разработаны 5 фотодокументальных выставок, которые разместятся в витринах читального зала, а также на сайте архивной службы. В 2017 г. запланированы организация и проведение научнопрактической конференции, посвященной Дню архивов. Тематика информационных мероприятий строится в соответствии с Календарем памятных дат по воронежскому краю на 2017 год, разработанным в отделе, и во исполнение Государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на годы». В запланированных формах использования будут отражены такие даты, как 74-я годовщина освобождения Воронежа от немецко-фашистских захватчиков, 180-летие со дня рождения И.Н. Крамского, 130-летие со дня рождения С.Я. Маршака, 130-летие со дня рождения Н.А. Успенского, 180-летие со дня рождения Н.Ф. Бунакова. В 2017 г. студентам и школьникам города будут прочитаны 12 лекций по военно-патриотической тематике, проведены 9 обзорных экскурсий.

7 7 4. Информационные технологии В 2017 г. развитие информационных технологий госархива будет проводиться по нескольким основным направлениям: 1) Обеспечение работоспособности оборудования и поддержание безопасной работы локальной сети; 2) Информационное обеспечение интернет-портала «Архивная служба Воронежской области»; 3) Создание электронного фонда пользования документов оцифровка документов на бумажной основе. 4) Администрирование, сопровождение и пополнение новыми материалами Информационно-поисковой системы Цифрового фонда пользования Архивного фонда Воронежской области (ИПС ЦФП АФВО). Продолжится работа по администрированию и информационному обеспечению интернет-портала «Архивная служба Воронежской области» ( пополнению портала новыми материалами. Планируемое количество уникальных пользователей интернет-портала «Архивная служба Воронежской области» в 2017 г пользователей. Будет продолжена работа по оцифровке метрических книг из фонда Воронежской духовной семинарии (И-84). Всего планируется силами отдела оцифровать листов архивных документов, что составит 60 архивных дел. В рамках работ по сопровождению ИПС ЦФП АФВО планируется доработать (в плане накопленного опыта) и разместить на портале «Архивная служба Воронежской области» инструкции для удаленных пользователей. Планируется пополнять ИПС ЦФП ВО новыми материалами, в частности, вносить изменения по вновь принятым на хранение в архив описям дел. Всего планируется внести записи на 6000 дел. 5. Научно-методическая информация В 2017 г. в Госархиве планируется внедрение 6 новых научнометодических разработок, рекомендованных Росархивом и ВНИИДАД. Основное внимание будет уделено изучению и внедрению в практику работы «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2015), «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов

8 8 местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), Инструкция по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти Воронежской области (Воронеж, 2014), «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ (М., 2014). Деятельность методической комиссии будет проходить по специально разработанному плану. Планируется провести 7 заседаний, рассмотреть списки выявленных особо ценных дел, обсудить планы фотодокументальных выставок, провести анализ внедрения новых нормативно-методических разработок. В 2017 г. сотрудники КУВО «Государственный архив Воронежской области» продолжат занятия по повышению квалификации. Предусматривается проведение «Дней информации» для структурных подразделений Госархива обзоры новой нормативно-методической литературы и практические занятия по актуальным вопросам организации архивного дела. В индивидуальном порядке планируется проводить научно-методическое консультирование сотрудников архивных учреждений области. Справочно-информационный фонд архива будет комплектоваться как методическими разработками на традиционной (бумажной) основе, так и электронными вариантами. Госархив примет участие в обновлении сетевой версии программы «Информационно-справочная система архивной отрасли», предоставив ООО «ТЕРМИКА.РУ» нормативно-методические разработки воронежских архивистов. Будет продолжено комплектование справочно-информационного фонда ведомственными периодическими изданиями («Отечественные архивы», «Вестник архивиста») и газетами, издающимися в Воронежской области («Коммуна», «Воронежский курьер», «Берег»). В 2017 г. будут разработаны «Методические рекомендации по усовершенствованию описей Ф. И-281 «Коллекция метрических книг церквей г. Борисоглебска и Борисоглебского уезда». Будет продолжено сотрудничество с Региональным центром по работе с книжными памятниками Воронежской области. Специалист КУВО «Государственный архив Воронежской области» примет участие в работе Межведомственного экспертного совета при Региональном центре по работе с книжными памятниками Воронежской области, учебно-практических семинарах по работе с книжными памятниками, создании сводного электронного каталога на фонд редких книг. Главный специалист КУВО «Государственный архив Воронежской области» продолжит работу в составе Экспертного совета по формированию

9 9 Каталога объектов нематериального культурного наследия Воронежской области. Воронежскому областному центру народного творчества будет оказана помощь в подготовке научно-доказательной документации на объекты нематериального культурного наследия Воронежской области. Руководитель В.В. Гуров