Рабочая инструкция Управление документацией Инструкция по делопроизводству в ЧГПУ им.и.я. Яковлева
2 СОДЕРЖАНИЕ 1. Общие положения Основные понятия Документы университета Основные требования к подготовке и оформлению документов Документирование управленческой деятельности Бланки документов Оформление реквизитов документов Требования к тексту документа Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Справочно-информационные документы Составление и оформление личных документов Печатание и тиражирование документов Порядок снятия и выдачи копий с документов Регистрация и индексация документов Регистрация документов Индексация документов Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов Работа исполнителей с документами Контроль за исполнением документов Организация контроля Порядок снятия документов с контроля Работа с обращениями граждан Учет и хранение печатей, штампов и бланков Составление номенклатуры дел Формирование дел Экспертиза ценности документов Оформление дел Составление описей дел Оперативное хранение документов и дел Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.2 из 65
3 18. Передача дел в архив университета Приложение 1. Лист ознакомления сотрудников с инструкцией по делопроизводству Приложение 2. Перечень реквизитов документов Приложение 3. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.. 43 Приложение 4. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка Приложение 5. Образец углового бланка письма Приложение 6. Образец бланка приказа Приложение 7. Перечень документов, на которые ставится печать Приложение 8. Образец оформления приказа Приложение 9. Образец оформления протокола Приложение 10. Образец оформления справки Приложение 11. Образец оформления докладной записки Приложение 12. Образец оформления объяснительной записки Приложение 13. Образец оформления акта Приложение 14. Образец оформления телефонограммы Приложение 15. Журналы учета передачи и приема документов по факсимильному аппарату Приложение 16. Перечень документов, не подлежащих регистрации Приложение 17. Индексы структурных подразделений Приложение 18. Журнал учета печатей и штампов Приложение 19. Образец оформления номенклатуры дел Приложение 20. Образец заполнения акта о выделении к уничтожению документов Приложение 21. Образец оформления обложки дела Лист регистрации изменений Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.3 из 65
5 руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов докладывают руководителю подразделения и сообщают в Отдел. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения ректора (в его отсутствие проректора по учебной работе - первого проректора). Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается. Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется работниками университета, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях по письменному разрешению ректора или проректора по учебной работе - первого проректора В структурных подразделениях руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за делопроизводство. Этот сотрудник должен быть ознакомлен с Инструкцией под расписку (приложение 1) При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается ректором университета Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора). Ведение переписки от имени университета с другими организациями осуществляется ректором или по его поручению руководителями структурных подразделений Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами, факсимильными сообщениями и другими документами, создаваемыми средствами офисной техники Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника университета За нарушение требований настоящей Инструкции работники университета могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. В случае обнаружения существенных нарушений проректоры и руководители структурных подразделений обязаны получить объяснительную записку от виновного работника и представить информацию о нарушении ректору в целях обоснованного и своевременного применения дисциплинарного взыскания Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: адресат лицо или организация, которому адресована корреспонденция; вид документа принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения (приказ, акт, справка и т.п.); Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.5 из 65
6 виза реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица, соответствующего специалиста (работника) с содержанием документа; дело совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности структурного подразделения университета; делопроизводство деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в университете; документ зафиксированная на материальном носителе информация, оформленная в установленном порядке и включенная в документооборот университета; документирование фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; документооборот движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; копия документа документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; копия документа (заверенная) копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; номенклатура дел систематизированный перечень наименований дел, формируемых в университете, с указанием сроков их хранения; обращение гражданина направленные в университет или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба; оформление документа проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; объем документооборота количество документов, поступивших в университет и созданных им за определенный период; подлинник документа первый или единственный экземпляр документа; регистрация документа присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; реквизит документа обязательный элемент оформления документа; формирование дела группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; экспертиза ценности документов изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на архивное хранение; электронный документ документ, в котором информация представлена в электронноцифровой форме; юридическая сила документа свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 3. ДОКУМЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА Университет издает следующие документы: организационно-правовые (устав, свидетельство о государственной регистрации юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и т. д.); распорядительные (приказы, протоколы); Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.6 из 65
7 справочно-информационные (письма, акты, справки, таблицы, отчеты, докладные и объяснительные записки, телеграммы, факсы и т.д.); документы по личному составу (приказы, трудовые контракты (договоры), лицевые счета по зарплате, личные дела и т.д.); документы бухгалтерского учета и отчетности (ведомости, книги, балансы, отчеты, счета, сметы, акты ревизий и т. д.); документы по материально-техническому снабжению (заказы-заявки, расчеты, накладные, разнарядки и т. д.). В целях эффективного использования оргтехники в университете установлены единые правила оформления документов и их реквизитов. 4. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств компьютерной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование университета, название вида (унифицированной формы документа), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, визы, подпись. В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д Бланки документов Документы оформляются на бланках университета и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с требованиями ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Перечень реквизитов и схемы их расположения на угловом и продольном бланках формата А4 указаны в приложениях 2, 3 и 4 соответственно. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. В университете применяются следующие виды бланков: угловой бланк письма (приложение 5); бланк приказа (приложение 6). На бланке для писем указываются реквизиты: сокращенное наименование вышестоящей организации, наименование университета, справочные данные, дата, регистрационный номер, ссылка на индекс и дату входящего номера. Бланк приказа имеет следующие реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование университета, наименование вида документа, место составления, дату, регистрационный номер. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов форматов А4 ( ) и А5 ( ). Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.7 из 65
8 Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 20 мм, верхнее - 20 мм, правое - 10 мм и нижнее - 20 мм. При изготовлении документов на двух и более страниц вторую и последующие страницы нумеруют через верхний колонтитул, номер страницы выравнивается по центру, печатается шрифтом размером 12. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.) Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Угловой бланк письма предоставляется в электронном виде Общим отделом Оформление реквизитов документов При подготовке документов университета должны соблюдаться следующие требования к оформлению реквизитов: Наименование университета Наименование университета указывается в точном соответствии с уставом и печатается на одном языке русском. Сокращенное наименование (ЧГПУ им. И.Я. Яковлева) может помещаться вслед за полным. Над наименованием университета указывается сокращенное наименование вышестоящей организации печатными буквами (МИНОБРНАУКИ РОССИИ) Справочные данные об университете Справочные данные университета включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты Наименование вида документа Наименование вида документа должно соответствовать его содержанию, унифицированной форме (приказ, распоряжение, протокол, акт, справка и т.д.) Дата документа Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Дату документа оформляют арабскими цифрами в одну строку в последовательности: день месяца, месяц, год. Например: В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесноцифровой способ оформления дат: 8 сентября 2013 г Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из номера структурного подразделения, к деятельности которого относится данный документ, и его порядкового номера, присвоенного ему Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.8 из 65
9 при регистрации. Например: 01/1054 или 02/1055, где 01 и 02 номера структурных подразделений, а 1054 и 1055 порядковые номера, присвоенные при регистрации документов. Регистрационными номерами приказов, протоколов, актов, справок и т.п. являются их порядковые номера в возрастающей последовательности с начала года Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ Место составления документа или издания документа Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В документах университета место издания указывается г. Чебоксары Адресование документа Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Например: Московский институт дизайна и технологии Отдел аспирантуры При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата в дательном. Например: Министерство образования и науки Российской Федерации Международный департамент или Директору Департамента Е.В. Угриновичу Ректору Московского государственного открытого университета Ю.Г. Круглову При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Руководителям органов управления образования Чувашской Республики Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.9 из 65
10 Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция журнала «Вестник образования» Чистопрудный бульвар, 6, г. Москва, Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа должностному лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например: А.А. Петрову ул. Советская, д. 12, кв. 24, г. Канаш, Канашский р-н, Чувашская Республика, Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются ректором, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Документы, подлежащие утверждению (положения, отчеты, балансы, штаты, акты, отдельные разновидности протоколов и некоторые другие), приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. Утверждение документа производится постановлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Например: Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.10 из 65
11 или УТВЕРЖДАЮ Ректор ЧГПУ им. И.Я. Яковлева подпись Б.Г. Миронов УТВЕРЖДЕНО приказом ректора ЧГПУ им. И.Я. Яковлева от Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшее документы Резолюция Резолюция пишется от руки в правой верхней части документа ректором или проректором, располагается ниже реквизита «Адресат» или на свободном от текста месте. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, при необходимости срок исполнения, подпись, дата. Например: Перову Ф.И. прошу представить предложения к Личная подпись Дата При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа. Такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом. 4.З.11. Заголовок к тексту Заголовок к тексту кратко излагает содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос «О чём?», писаться с прописной буквы и без кавычек, через 1 интервал тем же размером шрифта, что и весь текст. В конце заголовка точка не ставится. Длина максимальной строки не должна превышать 8 см. Например: О создании аттестационной комиссии О предоставлении информации В заголовке допускается применять общепринятые сокращения слов и словосочетаний. Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.11 из 65
12 Заголовок располагается ниже ссылки на регистрационный номер и дату документа от границы левого поля, без отступов. Допускается не указывать заголовок на документах формата А Согласование документа Согласование может проводиться как внутри университета (коллегиальными органами и должностными лицами), так и вне его (с другими организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза согласования включает в себя: должность визирующего, личную подпись, её расшифровку, дату визирования. Например: Главный бухгалтер Личная подпись Дата И.Н. Иванова При наличии замечаний к документу визу согласования оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Главный бухгалтер Личная подпись Дата И.Н. Иванова Замечания излагаются на отдельном листе, подписывают и прикладывают к документу. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Председатель профсоюзной организации ППСиС личная подпись Г.П. Никифорова Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Коллегии Минобрнауки России от СОГЛАСОВАНО Письмо Минобрнауки России от Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.12 из 65
13 Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности: со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.); с вышестоящими организациями в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций Отметка о наличии приложений Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается: Приложение: в 2 экз. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.). На приложении к распорядительному документу (постановление, приказ, распоряжение, правила, инструкции, положения, решения) в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер. Например: Приложение 2 к приказу ректора ЧГПУ им. И.Я. Яковлева от Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.13 из 65
14 Подпись документа Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений и предприятий, подписываются ректором, в его отсутствие проректором по учебной работе - первым проректором. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и её расшифровка. Например: Проректор по учебной работе подпись В.В. Алексеев первый проректор Если документ оформлен на бланке, то допускается использование сокращенного варианта должности (без упоминания наименования организации). Например: Ректор подпись Б.Г. Миронов В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписи документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. Не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должности. Должна указываться фактическая должность подписывающего, его инициалы и фамилия Печать Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (приложение 7). Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На финансовых документах печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном "М.П.", без захвата наименования должности и подписи Отметка об исполнителе документа Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: И.В. Петров Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.14 из 65
15 краткие сведения об исполнении, слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, например: Отправлено письмо от /349. В дело Личная подпись Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ Отметка о поступлении документа в университет Отметка о поступлении документа располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из порядкового номера и даты поступления (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении документа в университет проставляется в виде штампа Требования к тексту документа Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Тексты документов составляются на русском языке (за исключением документов, предназначенных для иностранных организаций и граждан). Объем (текст) писем, факсов не должен превышать более одной страницы. Размер текстов контрактов и договоров не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей. Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Стиль изложения служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Текст оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также путем комбинирования этих форм. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты применяются в кадровых документах. При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы применяются в плановых, отчетных, финансовых и некоторых других документах. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.15 из 65
16 заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения; справки, докладные записки оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) от имени руководителя, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ( приказываю, предлагаю, прошу ). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ( постановляет, решил ). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ( приказываем, решили ). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ( слушали, выступили, постановили ). В документах, устанавливающих права и обязанности университета, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ( отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила ). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ( просим направить, направляем на рассмотрение ); - от первого лица единственного числа ( считаю необходимым, прошу выделить ); - от третьего лица единственного числа ( ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический университет им. И.Я. Яковлева» сообщает, ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный педагогический университет им. И.Я. Яковлева» считает возможным ). При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Тексты приказов и писем печатаются шрифтом размером 14 через полуторный интервал без переносов. Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Приказ Приказ правовой акт, издаваемый ректором для решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом. Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия. В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса и т.п. Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.16 из 65
17 Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе. Подготовка приказа включает в себя: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визирует главный бухгалтер. Проекты приказов, вводящих в действие локальные нормативные правовые акты, и/или затрагивающие права и свободы работников и обучающихся, визируются зам. начальника управления кадрами по правовым вопросам. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Контроль за правильностью оформления проектов приказов по основной деятельности осуществляет начальник управления кадрами. Приказ должен оформляться на бланке университета. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование учредителя, полное наименование университета, название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы (согласование) (приложение 8). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака " " и порядкового номера приказа. Датой приказа является дата его подписания. Приказ должен иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении, О регистрации, О создании Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 14 через полуторный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова п р и к а з ы в а ю (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом п р и к а з ы в а ю. После слова п р и к а з ы в а ю ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, где указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.17 из 65
18 возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте с указанием даты, номера и заголовка документа. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу» В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения». Управление кадрами доводит приказ до сведения лиц, имеющих отношение к его подготовке и исполнению. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документа, личной подписи и расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений. Приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также согласованный проект документа не допускается. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. Например: Приложение к приказу ректора ЧГПУ им. И.Я. Яковлева от Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер в пределах календарного года, буквенный код и дату. В университете при регистрации приказов используются следующие буквенные коды: по основной деятельности без буквенного кода, по личному составу сотрудников л, по личному составу студентов очной и очно-заочной формам обучения без буквенного кода, по личному составу студентов заочной формы обучения без буквенного кода, о предоставлении отпуска О, о направлении в командировку Ком, по курсам повышения квалификации ПК. Приказы по основной деятельности, личному составу сотрудников университета, о предоставлении отпуска, направлении в командировку регистрируются в управлении кадрами. Приказы по составу студентов очной и очно-заочной формам обучения регистрируются в учебнометодическом управлении, приказы по составу студентов заочной формы обучения в отделе заочного обучения, приказы по курсам повышения квалификации - в центре дополнительного образования. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения ректора университета. Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.18 из 65
19 Распоряжение Распоряжение распорядительный документ, издаваемый ректором и проректорами вуза по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью вуза (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативый характер. Распорядительная часть излагается в повелительной форме и начинается с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме (передать, утвердить, обязать и т.п.) Положение Положение - правовой акт, регламентирующий порядок образования, статус, род деятельности, основные задачи, функции структурных подразделений университета. Положениями определяется правовой статус временно организуемых комиссий, групп и т.п. Положения о структурных подразделениях составляются руководителями подразделений и утверждаются ректором университета. Эти положения позволяют устранить дублирование в функционировании управленческого аппарата. В университете Положение о структурном подразделении содержит следующие разделы: - общие положения (полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности; кем возглавляется и кому подчиняется; порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, квалифицированные требования к руководителю подразделения, порядок его замещения в период его отсутствия; правовые акты и нормативные документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности; наличие у подразделения печати); - основные задачи (перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направление деятельности подразделения); - функции (конкретные виды учебной, учебно-организационной, методической и других видов деятельности, закрепленные за данным видом подразделения); - права и обязанности. Под правом понимается юридически узаконенная возможность требовать или запрещать выполнение каких-либо действий, а также предпринимать определенные действия. Описываются права, необходимые для выполнения функций подразделения и обязанности по отношению к другим подразделениям и службам университета и сторонним организациям, устанавливают какие действия имеет право осуществлять подразделение в лице его руководителя в целях возложенных на подразделение функций. Права руководителя устанавливаются в объеме необходимом для реализации функций подразделений. В права включается право на издание отдельных документов (например, распорядительных) или право на ведение переписки и др. Право давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций, представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также другие действия, выполняемые подразделением в обязательном порядке для реализации своих функций; - ответственность (устанавливается ответственность руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение подразделением его функций и неиспользование предоставленных прав); - взаимоотношения и связи (служебные взаимоотношения с другими подразделениями и сторонними организациями по вопросам учебно-организационной и методической деятельности). Обязательными реквизитами положения являются: наименование организации, наименование вида документа, гриф утверждения, подпись, дата, оттиск печати. Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.19 из 65
20 В процессе подготовки Положения о подразделениях проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами Инструкция Инструкция относится к категории документов, содержащих разъяснения о том, как применять те или иные законы, постановления и другие нормативные акты, или определяющих порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Инструкция действует, как правило, в течение продолжительного времени в качестве постоянного руководства в практической работе. Инструкция утверждается приказом или непосредственно ректором университета. Наиболее целесообразно утверждать инструкцию приказом, т.к. в нем фиксируются все необходимые дополнительные сведения: срок введения в действие, ответственные исполнители, перечень документов, отменяемых в связи с выходом инструкции. Текст инструкции, как правило, излагается в третьем лице или в безличной форме, в логической последовательности законченными разделами, иногда имеющими самостоятельные подзаголовки. Основные реквизиты инструкции: наименование вышестоящей организации, наименование университета, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место издания, заголовок, подпись, гриф утверждения Должностная инструкция Должностная инструкция организационно - правовой документ, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников различных категорий. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Должностная инструкция содержит следующие реквизиты: наименование университета; наименование документа (должностная инструкция); место издания; текст; подпись; гриф утверждения. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: 1. Общие положения: - полное наименование должности (точное наименование в соответствии со штатным расписанием) и структурного подразделения; - место в системе управления по внутренней градации персонала университета: руководители, должностные лица, специалисты, сотрудники (работники), рабочие и служащие; - порядок назначения на должность и освобождения от нее (приема и увольнения для рядовых сотрудников университета); - в чьём непосредственном подчинении находится сотрудник; - порядок замещения в случае временного отсутствия сотрудника; - квалификационные требования, предъявляемые к образованию и стажу сотрудника по профильной деятельности; - нормативные документы, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. 2. Функции сотрудника (формулируются основные функции работника в соответствии с целями деятельности структурного подразделения, работником которого он является). 3. Должностные обязанности (включает перечисление работ, операций которые выполняются сотрудником ежедневно или с большой периодичностью и форма его участия руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.). Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.20 из 65
21 4 Права и полномочия. Указываются права, предоставляемые сотруднику для выполнения возложенных на него обязанностей: - права работника на самостоятельное принятие решений; - права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей; - права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои функциональные обязанности или по поручению руководителя); - права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов. В этот раздел могут быть введены дополнительные пункты, уточняющие и удостоверяющие сферу прав сотрудника. 5. Ответственность (виды ответственности: за нарушение действующего законодательства; на нарушение требований организационно-правовых и других документов, которые могут быть допущены при реализации прав, основных задач и обязанностей, а затем и ответственности за поддержку исполнения или неисполнения обязанностей и за неполное использование прав). В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. 6. Взаимоотношения (связи по должности). В начале данного раздела указываются связи внутри университета, а затем связи с внешними организациями. Должностная инструкция разрабатывается в структурном подразделении и утверждается ректором. Изменения в должностную инструкцию сотрудника вносятся на основании приказа ректора университета Штатное расписание Штатное расписание правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников университета с указанием должностных окладов (с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов: наименование университета; наименование вида документа (штатное расписание); дата; номер; место составления; заголовок к тексту (указывается год, на который составляется штатное расписание); подпись; гриф утверждения; печать. Текст штатного расписания составляется по установленной форме. Указываются наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. При необходимости штатное расписание может быть дополнено другими сведениями. Подготовку штатного расписания осуществляет главный бухгалтер университета. Штатное расписание подписывается главным бухгалтером, утверждается ректором Протокол Протокол документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколированию подлежат заседания Ученого совета, диссертационного совета, приемной комиссии, экспертной комиссии, государственных экзаменационных и аттестационных комиссий, конфликтных комиссий, советов факультетов, кафедр, научных семинаров и т.д. Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.21 из 65
22 Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении первого листа протокола реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно. В соответствии с существующими требованиями реквизиты протокола включают в себя: наименование учреждения, вид документа (протокол), дату, место для проставления индекса документа, место составления документа (географический пункт), заголовок к тексту (приложение 9). Наименование учреждения оформляется строго в соответствии с его учредительными документами и уставом. Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования учреждения (при продольном расположении реквизитов центрованным способом). Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Известно, что протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: или сентября 2013 г. Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания. Следует заметить, что при оформлении номеров следует использовать минимум два знака. Например, самые простые номера правильно обозначать: «01», «07» и т.п. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. Реквизит «место составления документа» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов в центре следующей строки). Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором состоялось заседание коллегиального органа. Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) заседания кадровой комиссии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений. Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется одной-двумя строками от реквизита «место составления документа». Располагают заголовок всегда слева над текстом документа. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «Повестка дня». Слова Председатель и Секретарь печатают без абзаца от левого поля документа, отделяя двумя строками ниже от заголовка. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией. Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова Версия: 2.0 Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: , 10:22 Стр.22 из 65