Регламентация труда руководителей, специалистов и служащих как средство анализа содержания управленческой деятельности Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Давыдовский Федор Николаевич

В статье приводятся результаты анализа процесса регламентации управленческого труда на промышленном предприятии, исследуются методы и формы его совершенствования, определяется последовательность разработки и адаптации должностных инструкций к реальным условиям, анализируется их структура, состав и содержание с целью определения их соответствия задаче создания нормативной модели индивидуальной деятельности работников.

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Давыдовский Федор Николаевич

Regulation of work of managers, specialists and employ-ees as a way of analysis of management content

The article presents the results of an analysis of the process of regulation of administrative work in an industrial plant, explores the methods and forms of its perfection, determined the sequence of development and adaptation of job descriptions to the actual conditions, analyzes their structure, composition and content in order to determine their compliance with the task of creating a normative model of self-employment of workers.

Текст научной работы на тему «Регламентация труда руководителей, специалистов и служащих как средство анализа содержания управленческой деятельности»

Давыдовский Федор Николаевич

к.э.н., доцент, Институт бизнеса и права Orion.6969@mail.ru

Регламентация труда руководителей, специалистов и служащих как средство анализа содержания управленческой деятельности

В статье приводятся результаты анализа процесса регламентации управленческого труда на промышленном предприятии, исследуются методы и формы его совершенствования, определяется последовательность разработки и адаптации должностных инструкций к реальным условиям, анализируется их структура, состав и содержание с целью определения их соответствия задаче создания нормативной модели индивидуальной деятельности работников.

Ключевые слова: регламентация труда, должностная инструкция, трудовая функция, норма деятельности, эффективность управленческого труда

В настоящее время внедрение в реальную практику промышленных предприятий эффективных форм и методов материального стимулирования персонала столкнулось с целым рядом проблем методического характера. Это, в первую очередь, относится к разработке механизма оценки результатов труда инженерно-технического состава, линейных и функциональных руководителей, специалистов и технических исполнителей. Применение же различных поощрительных механизмов, разнообразных премиальных систем на основе использования ключевых показателей эффективности труда [1,2,3,4], внедрение в реальную практику системы профессиональных стандартов [5] неизбежно сталкивается с недостатками в системе оценки результата конкретного работника, с определением того, что именно считать эффективным результатом деятельности, а что - неэффективным. По нашему мнению, данная проблема на уровне конкретных фирм и предприятий во многом определяется недостатками в системе регламентации и нормировании труда сотрудников с недостаточно четким разделением и формализацией их обязанностей, прав и ответственности. Во многих случаях процесс разработки подобных регламентационных документов проводится силами самих руководителей и определяется конкретными проблемами, стоящими перед тем или иным подразделением. Вследствие этого возникает разнобой и путаница во взаимоотношениях различных подразделений, объемы прав, обязанностей и ответственности становится несоразмерным, цели и задачи различных работников и целых отделов входят во взаимное противоречие, а управленческие функции зачастую дублируются и не имеют конкретной, адресной направленности исполнения.

Такое положение вещей, на наш взгляд, сложилось во многом благодаря неправильным представлениям о характере и содержании управленческого труда на конкретных должностных позициях, о месте и роли конкретной должности в процессе управления в целом. На наш взгляд, должность как категория, отражая определенную характеристику организационно-функционального положения работников аппарата управления на предприятии, представляет собой статичный элемент и определяется как первичная структурная единица системы управления предприятия. Одновременно должность является результатом разделения труда и отражает процесс управления в его динамике, связанной с выполнением конкретных работ по управлению. Должностная инструкция, таким образом, являясь необходимым звеном системы актов о компетенции, осуществляет закрепление реализуемой деятельности в формализованных правилах. Однако, несмотря на их широкое распространение в практике рационализации труда работников, отношение к ним остается противоречивым. С одной стороны, всеми безоговорочно признается их наличие в качестве средства повышения эффективности управленческого труда, но, с другой - весьма ощутимым является скептическое отношение практических работников к их разработке, стандартизации и постоянному использованию. Последнее мнение является глубоким заблуждением, поскольку любое положение или факт может превратиться в норму только в том случае, если оно доведено до конкретного исполнителя, а именно эту функцию и выполняет должностная инструкция, отражающая сложившееся разделение управленческого труда. Следовательно, в идеале должностная инструкция должна выполнять функцию нормативной деятельности работников, основной целью которой является четкое разделение и закрепление по каждой должностной позиции обязанностей, прав и ответственности. Тем не менее, анализ положения дел в ряде ведущих отраслей, показал, что при переходе к новым структурам управления должностные инструкции не используются в полной мере или же просто-напросто не разрабатываются. Этот существенный недостаток имеет две причины: во-первых, задача разработки правового обеспечения деятельности зачастую не находит должной оценки среди менеджеров среднего и низшего звена; во- вторых, в ряде случаев разработка регламен-тационных документов еще слабо обеспечена методически, поэтому, как правило, на практике применяются либо разработанные еще в советское время центральными НИИ «Типовые должностные инструкции» без учета особенностей деятельности конкретных предприятий, либо недостаточно хорошо спроектированные регламентационные документы.

С учетом данного обстоятельства автором был проведен анализ практики разработки и использования должностных инструкций предприятия по производству судовой арматуры общего и специального назначения ОАО «Армалит - 1» (г. Санкт - Петербург). Анализ проводился методом регламентации трудовых функций персонала в два этапа: первоначально существующие должностные инструкции анализировались с точки зрения их формы; второй этап исследования был направлен, с одной стороны, на установление соответствия содер-

жания разделов должностных инструкций их наименованию, а с другой - основной функции должностных инструкций как нормативной деятельности работников. Анализ должностных инструкций ОАО «Армалит - 1» показал, что при их разработке соблюдено определенное единообразие, заключающееся в том, что во всех случаях наличествуют четыре основных раздела: «Общая часть», «Обязанности», «Права», «Ответственность». Тем не менее, не соблюдено единообразие в структуре указанных разделов применительно к различным категориям работников (табл. 1). Это проявляется, в частности, при составлении «Общей части», которая формируется в весьма произвольной форме. Чаще всего встречаются формулировки о непосредственном подчинении, порядке назначения и освобождения от должности, в каких ситуациях вводится та или иная должность и какими нормативными документами должен руководствоваться тот или иной работник в своей деятельности. Все это вместе взятое приводит в итоге к безадресности должностных инструкций, поскольку их использование относится применительно к деятельности служащих всех основных производственных подразделений. Кроме того, основным требованием при разработке таких разделов, как «Права» и «Обязанности», выступает соответствие предоставляемых прав объему предписываемых обязанностей. В данном случае предоставляемые права выражаются в возможности использования служащими материальных, временных, трудовых и информационных ресурсов. Тем не менее, анализ показал, что данное соответствие нарушено, поскольку объем предоставляемых прав оказался явно недостаточным для полноценной реализации предписанной деятельности.

Так, начальник Центральной заводской лаборатории в соответствии с должностной инструкцией, обязан:

- способствовать внедрению в организации результатов научно-исследовательских

- организовывать проведение лабораторного контроля качества поступающих в производство сырья и материалов, полуфабрикатов, а также готовой продукции с целью определения соответствия их действующим стандартам и техническим условиям, экологическим стандартам и нормативам;

- заключать договоры с научно-исследовательскими организациями на проведение совместных работ и т.д.

Придание подобных обязанностей для начальника Центральной заводской лаборатории означает необходимость заложить в текущие планы мероприятия по обеспечению непрерывности производственного процесса, своевременно получить все необходимые материалы и полуфабрикаты и в случае каких-либо непредвиденных ситуаций моментально сманеврировать всеми имеющимися ресурсами - оборудованием, рабочей силой и т.п.

Структура «Общей части» должностных инструкций Центральной заводской

лаборатории ОАО «Армалит - 1»

Наименование должности Структура раздела

Общая характеристика должности Подчинение Назначение на должность Подчиненные Условия введения должности Квалификационные требования Кто замещает Основная обязанность должности Чем руководствуется в своей деятельности

Заместитель начальника ЦЗЛ + - +

Начальник лаборатории (в промышленности) - + -

Инженер по термообработке - - -

Однако данные права в должностной инструкции начальника ЦЗЛ отсутствуют. Следовательно, возникает вопрос - или неправильно определен объем прав данного работника, или же данная обязанность не относится к данной должности. Напротив, данная обязанность должна быть отнесена к деятельности главного инженера, который наделен соответствующим набором прав для ее выполнения. По существу, это ведет к дублированию одной и той же функции в обязанностях разных работников. Для исполнения же второй обязанности начальнику ЦЗЛ предоставлено право требовать от своих подчиненных обеспечения всем необходимым для осуществления нормальной работы подразделения, что вполне достаточно для его реализации. Третья же обязанность, наряду с первой, не имеет никакого отношения к деятельности начальника цеха, поскольку заключение договоров с научно-

исследовательскими организациями на проведение совместных работ находится в компетенции главного инженера, в подчинении которому находится сам начальник ЦЗЛ.

В ходе анализа проявилась также другая отличительная особенность должностных инструкций работников ЦЗЛ - формулирование обязанностей в самых общих чертах, что, в принципе, не позволяет достаточно исчерпывающе определить характер ее исполнения и содержание. Например, в обязанности начальника ЦЗЛ вменяется функция заключения договоров с научно-исследовательскими организациями. В итоге не ясно, что же должен выполнять именно начальник ЦЗЛ, каким образом он разграничивает свою деятельность в этом направлении с планово-экономическим отделом и юридической службой предприятия, для которых заключения договоров и совершенствование системы планирования различных сторон деятельности выступает основной задачей.

Таким образом, в результате анализа были выявлены такие недостатки должностных инструкций персонала службы главного инженера, как нарушение соответствия в формулировании прав и обязанностей, отсутствие единообразия при формулировании «Общей части», нечеткие формулировки и, в ряде случаев, неконкретность содержания должностных обязанностей, дублирование исполняемых функций, отсутствие пространственно-временных параметров взаимодействия различных должностных лиц. Все это в итоге существенным образом сказывается на деятельности различных подразделений службы главного инженера, что ведет к значительному снижению ее эффективности, не позволяет четко определить содержание той или иной должностной позиции. Выяснить вопрос о том, насколько эти недостатки присущи всей компании ОАО «Армалит - 1», позволило распространение представленного выше подхода к анализу всех должностных инструкций (табл. 2).

В соответствии с этой логикой был проведен анализ должностных инструкций компании ОАО «Армалит - 1». Сводные данные результатов представлены в таблице 2 и отражают структуру «Общей части» по нескольким подразделениям. В частности, наглядно продемонстрировано, что не только внутри отдельных подразделений отсутствует единообразие в структуре данного раздела должностных инструкций, но и то, что для каждой из них присущи свои варианты его составления. Тем не менее, вполне четко прослеживается наличие, по меньшей мере, четырех параметров данного раздела должностных инструкций: общая характеристика должности, порядок назначения, перемещения и смещения с должности, характер подчинения вышестоящему уровню управления, перечисление нормативных документов для руководства в процессе деятельности. При этом характерна вариабельность числа тех или иных пунктов различных разделов, что свидетельствует о разной детализации процесса управления, в зависимости от того или иного подразделения. Это же говорит об отсутствии единого стандарта при выработке должностных инструкций.

С учетом полученных результатов уже на втором этапе анализа проводилось исследование содержания должностных инструкций с целью выяснения вопроса о том, насколько соответствуют должностные инструкции задаче создания нормативной модели индивидуальной деятельности конкретных работников. Исходной предпосылкой дальнейшего анализа явился постулат о том, что в должностных инструкциях фиксируется норма деятельности на отдельно взятом рабочем месте или должности. Соответственно, любая деятельность в данном контексте может рассматриваться как единство цели, средств и результата. Именно поэтому модель деятельности, отражающая ее внутреннюю структуру, должна включать все три перечисленные составляющие. Следовательно, вне зависимости от характера того или иного вида деятельности, в ней должны найти свое отражение нормы на цель, на средства, на результаты. В полной мере это относится и к должностным инструкциям, несмотря на то, что в функциональном смысле сущность данных норм будет различна. Так, норма на цель необходима для обеспечения взаимосвязи индивидуальной деятельности работника с деятельностью предприятия в целом. Придание же совокупной индивидуальной деятельности характера коллективной способствует соответствию личных и общеорганизационных целей функционирования, преобразуя, таким образом, характер управленческого труда. Основной же задачей нормы на средства является то, чтобы каждый работник, являясь субъектом индивидуальной деятельности, одновременно оставался средством по отношению к деятельности предприятия в целом. Решение подобной задачи определяется, в первую очередь, за счет наиболее точного описания всех действий, которые необходимо совершить для достижения цели. Для этого необходим определенный уровень профессиональной подготовки и знаний, отраженный в тех же должностных инструкциях, поэтому норма на средства, по существу, является нормативной моделью деятельности конкретного работника, предполагающей соответствие данного уровня и предписываемых должностной инструкцией определенных действий, направленных на максимально эффективные результаты. Для того чтобы определить, наличествует ли подобное соответствие или нет, т.е. выполняют ли должностные инструкции функцию нормативной деятельности работников, нужно определить, каким образом и в какой мере отражены составляющие нормы в регламентационных документах. В качестве метода определения использовался анализ содержания должностных инструкций (табл. 3). В подлежащем таблице отражены данные об объекте нормирования деятельности, субъекте деятельности, а также сведения о структуре должностных инструкций. В сказуемом таблицы отражено содержание структуры нормы индивидуальной деятельности, состоящей из двух частей:

- предписывающей части нормы (модели деятельности);

- санкционирующей части нормы деятельности.

Собственно деятельность на конкретной должностной позиции отражена в разделе «Обязанности», основным требованием к построению которого выступает наличие полного набора средств для осуществления деятельности.

Однако данные таблицы 3 однозначно говорят о том, что ни одна из проанализированных инструкций этому требованию не отвечает. Единственным ресурсом, нашедшим свое отражение в должностных инструкциях, является информационный. В основном, применяются такие средства как «человеческие ресурсы», но не столько в отношении подчиненных, сколько применительно к деятельности структурных подразделений с позиции той или иной должности. Абсолютно никаких указаний в инструкциях по поводу результативности деятельности не приводится. Та же ситуация свойственна и разделу «Права», по существу дублирующему раздел «Обязанности». Раздел же «Ответственность» также представляет собой изложение уже упомянутых должностных обязанностей, целей и задач. При этом весьма характерным является полное отсутствие определения каких-либо мер воздействия за некачественное выполнение тех или иных видов деятельности.

Полученные результаты анализа должностных инструкций остальных подразделений службы главного инженера позволили сделать ряд выводов. Для этого в таблице 4 все управленцы были разделены на четыре самостоятельные группы: линейные руководители, функциональные руководители, специалисты и технические исполнители. Результаты анализа красноречиво свидетельствуют о том, что описание деятельности всех групп производится практически одинаково, что противоречит существующим различиям в их деятельности. Причины этого кроются в том, что процесс разработки и использования должностных инструкций в компании всегда носил формальный характер. Ничего в этом отношении не поменялось и при разделении компании по видам бизнеса, что, собственно, привело к нарушениям работы аппарата управления и резко снизило эффективность управленческих решений. Проявившиеся на этом фоне наиболее существенные недостатки можно свести к следующему:

- отсутствие единообразия структуры должностных инструкций как во всей службе главного инженера, так и в рамках ее отдельных подразделений;

- несоответствие содержания разделов и их наименований;

- в ряде случаев отмечено описание обязанностей на уровне задач;

- отсутствие описания взаимосвязей между различными работниками в процессе осуществления своей деятельности;

- практически повсеместное отсутствие формулировки основной задачи должности с целью обоснования ее наличия в структуре службы главного инженера, как правило, при этом ограничиваются фактом введения должности и констатацией ее подчинения;

- в ряде случаев отмечено полное отсутствие точных реквизитов той или иной должности и условий труда, что является потенциальной основой для организационных конфликтов;

- как правило, содержание деятельности отражено недостаточно полно, в силу чего невозможно четко определить, каков состав работ в рамках той или иной должности в пределах предписываемых обязанностей. Следствием этого является невозможность разграничения сфер деятельности различных категорий работников;

- по существу, превалирует одинаковый характер описания деятельности для всех категорий работников аппарата управления, без какого-либо учета специфики реализуемой деятельности;

- анализ продемонстрировал полное отсутствие каких-либо критериев оценки деятельности, что приводит к тому, что должностные инструкции превращаются в чисто формальный акт. Отсутствие заданных критериев оценки деятельности не позволяет определить, выполнена та или иная работа или нет, качественно или нет. Все это ведет к нарушениям в системе управления и резко снижает качество результатов деятельности работников, вне зависимости от того, какую должностную позицию они занимают;

- отмечено несовпадение объемов прав и обязанностей работников, отраженных в соответствующих разделах должностных инструкций: объемы зафиксированных прав не покрывают объемы фиксированных обязанностей. Возникает ситуация, когда распределение прав зависит не столько от условий и задач деятельности, сколько от личностных качеств работников того или иного уровня;

- отмечена несоразмерность фиксируемых в должностных инструкциях объемов прав и ответственности, при этом, как правило, второе намного больше первого.

Результаты проведенного анализа должностных инструкций показали, что в настоящее время они не выполняют своей основной роли нормативной модели деятельности на той или иной должностной позиции. В этих условиях невозможно говорить о возрастании эффективности системы управления в качестве фактора роста производительности управленческого труда. Напротив, основное назначение должностных инструкций состоит в том, чтобы давать определенное представление о правах, обязанностях и ответственности для каждого работника, служить фундаментом для измерения выполняемой работы, быть основанием для продвижения по службе, наконец, выполнять функцию защитного механизма при возникновении организационных конфликтов. Немаловажным представляется и та роль, которую должностные инструкции выполняют в качестве обеспечения психологической устойчивости работника, его адаптации к новым условиям деятельности. Для этого необходимо, чтобы должностные инструкции по форме представляли собой норму, а по содержанию -модель деятельности. Тем не менее, несмотря на то, что практика разработки и использования должностных инструкций имеет как значительный стаж по времени, так и по широте

своего применения в самых разных отраслях, необходимо отметить, что существующие в настоящий момент методические материалы по вопросам организации труда менеджеров носят, в основном, общий характер. Следует также учитывать, что в этой ситуации сказываются последствия разрушения единой системы нормирования в стране, что предоставило предприятиям полагаться исключительно на собственные силы или же руководствоваться методической базой, разработанной в доперестроечный период, которая давным-давно устарела как по содержанию, так и по возможности применения. Тем более, вопросы регламентации управленческого труда, как в прошлом, так и в настоящем до сих пор не нашли достойного места в методической базе российских предприятий.

Важным моментом на пути преодоления создавшейся ситуации является понимание необходимости системности комплекса норм, а следовательно, нормативной документации на предприятиях. Это означает, что должностные инструкции должны составляться практически на все должности, при этом степень их детализации внутри одного и того же иерархического уровня должна быть одинаковой, а с его увеличением - снижаться. Для более обстоятельного обоснования методики должностных инструкций необходимо проанализировать ее четыре составляющие.

Структура «Общей части» должностных инструкций службы главного инженера ОАО «Армалит - 1»_

Структурное подразделение Структура раздела

Общая характеристика должности Основная задача Подчинение Подчиненные Назначение на должность Чем руководствуется в своей деятельности Квалифи-кацион-ные требования Условия введения должности Кто замещает

ЦЗЛ 16 7 16 1 16 16 8 - 2

Отдел главного технолога 13 6 16 1 11 15 2 - 2

Отдел главного металлурга 13 5 14 1 12 15 3 - 2

Отдел главного метролога 11 5 14 2 12 11 3 - 2

Отдел управления системами качества 10 6 10 3 14 13 2 - -

Отдел технического контроля 15 7 11 3 16 13 2 2 -

Опытно - экспериментальный цех 15 6 13 3 16 15 4 - -

Инструментальный цех 14 7 13 3 14 15 4 - -

Модельный цех 13 7 16 3 14 11 4 - -

Отдел главного механика 16 7 16 3 16 16 8 2 2

Анализ соответствия содержания должностных инструкций их функции как нормативной модели деятельности (фрагмент)*

Предписываемая часть нормы деятельности Санкционируемая часть нормы деятельности

й Цели Средства Резуль- Средства Результаты

I ф ен я к и р т 5 1- Дея - Ин- Интел- и и т Деятель- Информа- Интеллекту- - к

и ф со го а о с ф л и ен ед а зд в аз о рр ди до м пр о ен ны т н а в о м р о н т с н и х .0 н ст о н жн ц о д ы л е со а 0. е и Частные (основные задачи) Алгоритм выполнения деятельное тель-ность других работников формация тел-лекту-аль-ный уровень ы т ^ е ■А Ю ,0 и елт еи к и н е ц ш тв я я и н е л е д е Алгоритм выполнения деятельное тель-ность других работников ция альный уровень Материальные носители (объе ты и средства) я и в ст й е д е ^ н я о ст о о

а > > а н О к ре £ кт б о Ф р б у о б О Подчиненных Других подраз- Поступающая Исходящая Объем знаний Квалификация ое н е ы н ь л те и р е т те 5 ш ре б ео с о п О р п о ы р е Подчиненных Других подразделений Поступающая Исходящая Объем знаний Квалификация з о в ы р е М ф о м е а л ф *

к го ^ о начальник 1 1 1 1

о ш го со ЦЗЛ 5 я и н е * 1 1 1

и. го ая начальник

I л лабора- 2 о л 1 - - - - 1 - - - - - - - - - - - - - - - -

н I -инженер е и

ф =1 - металловед d б О

* Цифры соответствуют количеству упоминаний об указанных действиях в текстах должностных инструкций