2.Порядок принятия электронных документов в архив
После экспертизы ценности документов они поступают в архив.
Архивы хранят электронные документы трех уровней: *
пользовательский уровень, предполагающий описание данных документов для возможного вторичного использования; *
административный уровень, включающий регулирующие отношения архива с пользователями документы; *
каталожный уровень, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов.
При подготовке электронных документов для передачи в архив: *
проверяется их техническое состояние; *
проводится их описание; *
на единицах хранения проставляются архивные шифры; *
подготавливается сопроводительная документация, в которой отражаются: название документа, дата его создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем.
Все операции, производимые во время передачи документов на хранение и во время хранения, должны быть документированы для обеспечения их аутентичности.
Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стриммере, лазерном диске.
Единицей хранения является физически обособленный носитель файла.
Единицей учета выступает комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект.
Систематизация документов производится с помощью каталога. При этом происходит структурирование потока информации, деление ее по индивидуальным файлам. При формировании каталога учитываются название файла, сопроводительная документация, информация контейнера с документами, меню файла, сведения, полученные от создателя файла. Заголовок к файлу определяет вид документа, базу данных, наличие параллельного заголовка, расшифровку аббревиатур, наличие АИПС, в которой работает файл, ответственных за файл. Если файл состоит из нескольких частей, на каждую из них создается свой заголовок. Описание файла включает вид данных, количество документов и байт информации. При многочастевом файле указывается приблизительное число программ и байт информации отдельно в каждой части файла.
Физическое описание файла содержит число носителей информации по видам, сообщение о декодировании на звуковоспроизводящем оборудовании или цветном дисплее, другие физические параметры, сообщение о наличии сопроводительных документов.
Для звуковых документов указывается время звучания и его тип. Кроме того, указываются вид содержащейся информации, условия выдачи файлов, их ключевые слова или термины поиска. Особое внимание следует уделять электронной цифровой подписи, предназначенной для защиты информации и определения отсутствия ее искажений.
Хранение электронных документов происходит при температуре 15—20°С и влажности 50—65%. Не допускается хранение на металлических стеллажах и хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями свыше 400 А/м. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. Проверка состояния документов производится раз в 5 лет.
При долгосрочном и постоянном хранении необходимо хранить электронные документы в сопровождении идентичных документов на бумажной основе. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения документов на бумажной основе.
Научно-справочный аппарат соответствует аналогичному аппарату к документам на бумажной основе. При поиске информации отмечаются ее регистрационный и валовой номер, дата, вид, заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, объем. Использование электронных документов аналогично использованию традиционных документов. Доступ к ним осуществляется при использовании электронной цифровой подписи, определяющей пользователей и закрывающей информацию для других.
Создание электронных архивов оправданно при условии их включения в документальное обеспечение управления для оперативного поиска и использования необходимых в реальной работе документов. Длительное хранение электронных документов параллельно идентичным им бумажным документам требует частых проверок и перезаписи файлов. Необходимость перезаписи возникает в связи с тем, что компьютерные технологии постоянно совершенствуются, а также в связи с опасностью возможных компьютерных вирусов и сбоев электронной техники, что может отразиться на сохранности электронного документа.