Какими проводками отразить результаты инвентаризации излишки, недостачи, пересортицу в бухучете? (С. Попова, сертифицированный бухгалтер-практик, САР) (4 марта 2013 г.)
Комментарии. Если вы предприятие розничной торговли, то вы часто проводите инвентаризации, в результате которых у вас получаются излишки и недостачи. Никогда нельзя их перекрывать без выяснения причин. В результате чего могут получиться следующие расхождения:
1. Пересортица. Например, продавец продает кофточку 46 размера. Но после того как он пробил сумму через ККМ, покупатель решил, что ему лучше взять 44 размер. Продавец должен произвести возврат 46 размера и заново пробить 44 размер, но он это делать не хочет и просто меняет размеры. Когда проходит инвентаризация, у него в излишках 46 размер, а в недостачи 44 размер. Надо сделать перекрытие этих размеров при помощи документа «Корректировка серий и характеристик товаров»
Данный документ надо сделать по времени чуть раньше документа «Инвентаризация ТМЗ на складе», тогда после перезаполнения документа « Инвентаризация ТМЗ на складе» пересортица закроется. И все излишки исчезнут, может остаться только недостача
2. Если после того как вы сделали корректировку по пересортице у вас все же остались излишки, то надо искать причину в прошлой инвентаризации. То есть при проведении прошлой инвентаризации, продавец пропустил и не отсканировал какой- то товар, получилась недостача, ее списали, а при следующей инвентаризации этот товар отсканировали и он вышел в виде излишек. Надо просмотреть историю по движению этого товара. Другой причины на мой взгляд быть не может, если при принятии товаров в магазин не было излишков. Следовательно, приходовать товар без выяснения причины, нельзя. Если же вы будете это делать, то значит, вы признаете, тот факт, что ваш продавец, обманывает покупателя (покупатель, например, купил 3 блузки, а продавец ему в пакет упаковал только две, одну оставил себе, но потом забыл забрать.).
3.Недостачи могут возникнуть так же по двум причинам: при проведении прошлой инвентаризации, продавец дважды отсканировал какой- то товар, получился излишек, его без выяснения причин оприходовали, а при следующей инвентаризации этого товара не досчитали, вот и получилась недостача. Следовательно, и списывать товар без выяснения причин тем более нельзя, так как недостача связана с удержанием. Вот продавец откажется от выплаты недостачи, вы подадите в суд, эксперты просмотрят документы движения товаров и окажется, что это ошибка прошлой инвентаризации. Тогда что будете делать?
Вторая причина недостач связана с кражами.
Если в магазине было много покупателей, то продавец мог и не заметить, как какой-то покупатель вынес товар. Даже алармы не могут защитить. На мой взгляд, компания должна небольшой процент от товарооборота учитывать как нормативные потери и покрывать за счет предприятия.
Далее, по вашим проводкам идет удержание недостачи по себестоимости. В торговую точку товары поступают по розничным ценам, продавцы принимают товар и несут материальную ответственность по розничным ценам, следовательно, удержание должно производиться по розничной цене.
Дт 1010 Кт 1254 - 10000 - удержана сумма недостачи
Дт 1254 Кт 1330 - 6000 - списание товара с учета по себестоимости
Дт 1254 Кт 1420 - 720 - сторнирование ранее взятого в зачет НДС
Дт 1254 Кт 6280 -3 280 признание дохода - упущенная выгода(10 000 - 6 000 - 720 = 3 280).
Если же вы удержание будете производить по себестоимости, то вы сами будете провоцировать продавцов к краже. Как правило, наценка на себестоимость достаточно велика и если продавец не сможет купить данный товар по себестоимости, то он его просто украдет. Следовательно, если вы не будете проводить анализ расхождений, то у вас всегда будут излишки и недостачи. И это снежный ком, который постоянно будет увеличиваться. При этом доходы будут участвовать при определении СГД, а вот убытки вы должны принимать как расходы, не идущие на вычеты. В том, что вы не желаете разбираться в причинах, государство не виновато, поэтому будьте добры платить налоги в полном объеме.
С помощью документа« Инвентаризация ТМЗ на складе» можно сформировать и распечатать сличительную ведомость и инвентаризационную опись. Проведение документа не производит никакого движения в регистрах, однако, по результатам инвентаризации можно создать подчиненные документы: «Списание ТМЗ» и «Оприходование ТМЗ».
Если эти документы заполнить на основании документа «Инвентаризация ТМЗ на складе», то в табличную часть документа «Оприходование ТМЗ» будет занесен излишек номенклатурных позиций, выявленный в результате инвентаризации, а в табличную часть документа «Списание ТМЗ» будут занесены, те номенклатурные позиции, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации.
При этом на закладке «ТМЗ» выставляем счет учета БУ - 1330, а счет списания затрат - 1254. На этой закладке списание будет произведено по себестоимости. На закладке НДС - ставите флажок в опцию «Корректировка НДС, ранее принятого к зачету», счет затрат БУ - 1254 с субконтом МОЛ.
А вот когда по счету 1254 получите разницу, то при помощи операции в ручную, эту разницу надо признать доходом, или обратитесь к программистам, чтобы они доработали документ.
1-ситуация. Сумма излишек - 0 тенге. Сумма недостачи ТМЦ по себестоимости - 5 000 тенге.
Недостача по вине МОЛ:
Документ «Сличительная ведомость».
Дт 1254 Кт 1330 5 000 тенге - сумма недостачи по ТМЦ
Документ «Бухгалтерская справка».
Дт 1254 Кт 3130 - 600 тенге - изъятие суммы НДС к возврату
Документ «Ведомость удержаний»/ «приходный кассовый ордер».
Дт 3350/1010 Кт 1254 - 5 600 тенге - погашение суммы недостачи МОЛ с его письменного согласия.
В случае отказа МОЛ погасить недостачу, ревизоры передают документы в юридический отдел для подачи документов в суд.
Рекомендации. Счет по НДС надо применять 1420. Списание нужно делать при помощи документа «Списание ТМЗ» и на основании документа «Инвентаризация ТМЗ на складе»
2-ситуация Сумма излишек - 2 000 тенге. Сумма недостачи ТМЦ по себестоимости - 0 тенге.
Без выяснения причин:
Дт 1330 Кт 6280 - 2 000 тенге - оприходована излишняя ТМЦ.
Комментарий: еще раз повторюсь, что без выяснения причин, ни оприходования, ни списания делать нельзя.
3-ситуация. Сумма излишек - 5 000 тенге. Сумма недостачи ТМЦ по себестоимости - 7 000 тенге. Пересортица. Пересортица возникает при продаже группы одноименных товаров с разными характеристиками.
Дт 1330 Кт 1254 - 5 000 тенге - сумма излишек ТМЦ при пересортице
Дт 1254 КТ 1330 - 7 000 тенге - сумма недостачи по ТМЦ
Дт 1254 Кт 3130 240 тенге - изъятие суммы НДС к возврату (7000-5000)*12%
Дт 3350/1010 Кт 1254 2 240 тенге - погашение суммы недостачи МОЛ с его письменного согласия.
Рекомендации. Перекрытие пересорта по характеристикам делается при помощи документа «Корректировка серий и характеристик товаров», и не приходуется товар отМОЛ, затем списывается на МОЛ, а делается проводка ДТ 1330 КТ 1330.
4-ситуация. Сумма излишек - 5 000 тенге. Сумма недостачи ТМЦ по себестоимости - 3 000 тенге. Пересортица. Пересортица возникает при продаже группы одноименных товаров с разными характеристиками.
Дт 1330 Кт 1254 5 000 тенге - сумма излишек ТМЦ при пересортице
Дт 1254 КТ 1330 3 000 тенге - сумма недостачи по ТМЦ
Дт 1254 Кт 6280 2 000 тенге - принятие суммы излишек к доходу.
5-ситуация. Сумма излишек - 5 000 тенге. Сумма недостачи ТМЦ по себестоимости - 7 000 тенге.
Документ «Сличительная ведомость».
Дт 1330 Кт 6280 5 000 тенге - сумма излишек ТМЦ при пересортице
Дт 1254 КТ1330 7 000 тенге - сумма недостачи по ТМЦ
Дт 1254 Кт 3130 840 тенге - изъятие суммы НДС к возврату 7000*12%
Если МОЛ - 2 человека, то создать бухгалтерскую справку
Дт 1254 МОЛ-2 Кт 1254 МОЛ-1 3 920 тенге (7 840 разделить на два)
Дт 3350/1010 Кт 1254 3 920 тенге - погашение суммы недостачи МОЛ-1 с его письменного согласия.
Дт 3350/1010 Кт 1254 3 920 тенге - погашение суммы недостачи МОЛ-2 с его письменного согласия.
Комментарий: Если делаете удержание с МОЛ, то делайте только с его письменного согласия.
Если у вас не одно материальное лицо, а несколько, то документ «Списание ТМЗ» можно доработать:
Закладка «ТМЗ» Дт 1283 Кт 1330 - 6000 - списание товара с учета по себестоимости на торговую точку
Закладка «НДС» Дт 1283 Кт 1420 - 720 - сторнирование ранее взятого в зачет НДС
Доп. закладка ДТ 1254 Кт 1283 - распределение суммы недостачи на МОЛ
и Дт 7470 Кт 1283 - списание нормативных потерь.
6-ситуация. Частичная пересортица. На пересортицу и не пересортицу составляются отдельные сличительные ведомости. Применяются решение ситуаций 3, 4 и 5.
Рекомендации. Вообще надо проводить расследование по пересорту, и принимать решение по МОЛ на соответствие занимаемой должности. Если этого не будете делать, то ваш бухгалтер по ТМЗ долго работать не сможет. Или доработайте программное обеспечение, чтобы прямо на месте продавец сам мог производить корректировку по характеристикам.