Лимитирование расходования денежных средств в BAS ERP

BAS ERP: Лимитирование – основные понятия и общие принципы лимитирования денежных средств в системе

«Уберечь свои деньги стоит больших трудов, чем добыть их».

М. Монтень

Автор: Тимченко Татьяна

Аналитик-методолог 1С:Підприємство и BAS TQM Systems

20 лет работы с бухгалтерскими и финансовыми программами, 7 лет опыта консультаций по работе с программными продуктами.

"Считаю, что нет плохих программ или некомпетентных специалистов. Есть отсутствие необходимой информации. Я стараюсь заполнить эту пустоту, готовлю статьи о методике отражения операций, порядке ведения учета и анализа финансовой деятельности, чтобы любой пользователь программного продукта, простой специалист или руководитель, мог быстро найти ответы на свои вопросы" .

Контролировать расходы в режиме реального времени, не только получать отчет об уже потраченном, а отслеживать динамику выполнения расходов, выявлять наиболее расходозависимые участки, анализировать причины и регулировать поток - это не просто мечта руководителя, а насущная потребность. Особенно для среднего и крупного бизнеса. Важно защищать обязательные статьи расходов, такие как выплаты по кредитам, налоги, оплата труда, и, естественно, возникают вопросы:

• На что потрачены деньги?
• Почему так происходит?
• Как контролировать расходы, избегая ненужных трат?
• Как управлять деньгами и правильно их распределять?

Функционал лимитирования денежных средств BAS ERP

Для решения вопросов, связанных с контролем расходования денежных средств, в прикладном решении BAS ERP предусмотрен отдельный функционал лимитирования денежных средств, который позволяет прежде всего:

• ограничить суммы расходов денежных средств (на оплату труда, в подотчет, выплату кредитов и т.д.);
• планировать суммы расходов денежных средств по подразделениям;
• оперативно контролировать как остаток денежных средств на расчетных счетах и в кассах предприятия, так и их целевое использование.

В зависимости от использования подсистемы бюджетирования механизм лимитирования денежных средств реализован в двух вариантах:

• простое лимитирование – доступно, если подсистема бюджетирования не используется;
• расширенное лимитирование – доступно, если использование подсистемы бюджетирования включено.

Как при простом, так и при расширенном лимитировании контроль над исходящими потоками денежных средств выполняется с помощью специального документа - «Заявка на расходование денежных средств».

Для того, чтобы документ «Заявка на расходование денежных средств» стал доступным к заполнению, необходимо включить одноименную опцию в разделе «Казначейство» («НСИ и администрирование» - «Настройка разделов»).

Важно! Можно опционально отключить использование заявок для отдельных счетов или касс предприятия. Для этого в настройках банковских счетов или касс необходимо установить флаг «Разрешить списание денежных средств без «заявок на оплату». Однако следует учитывать тот факт, что в случае установки флага контроль над расходованием денежных средств по данным счетам либо кассам будет отсутствовать.

Простое лимитирование

Простое лимитирование дает возможность контролировать расходование денежных средств в разрезе статей движения денежных средств (далее ДДС), организаций и/или подразделений с месячной периодичностью.

Например:

В целях улучшения платежеспособности предприятия руководством принято решение использовать лимитирование расходов денежных средств. Финансовым департаментом разработан список возможных статей расходования денежных средств и рассчитаны суммы лимитов по каждой статье.

Работа пользователей с любым программным продуктом или подсистемой программного продукта будет более комфортной и продуктивной, если правильно выполнить первоначальные настройки и заполнить необходимые справочники. Иначе работа пользователя может стать слишком сложной и трудозатратой.

Поэтому изначально остановимся на настройках подсистемы лимитирования и внесения предварительной информации в справочники.

Возможность использования подсистемы простого лимитирования денежных средств в прикладном решении BAS ERP определяется настройкой функциональной опции «Лимиты расходования денежных средств» (раздел «НСИ и администрирование», группа «Настройка разделов» - «Казначейство») (Рис. 1).

Рисунок 1 – включение функциональных опций подсистемы лимитирования денежных средств

Хранение информации о статьях расходования денежных средств выполняется в отдельном справочнике «Статьи движения денежных средств» (раздел «Казначейство», группа «Планирование и контроль денежных средств») (Рис. 2). Предварительно справочник уже заполнен предопределенными элементами, но в зависимости от потребностей предприятия этот список может быть расширен.

Рисунок 2 – справочник «Статьи движения денежных средств»

После заполнения настроек и формирования списка статей ДДС можно начинать планирование расходов ДС.

Поскольку в случае простого лимитирования подсистема «Бюджетирование» не используется, ввод информации о суммах лимитов расходования денежных средств выполняется с помощью документа «Лимиты расходования денежных средств» (Рис. 3).

Особенностью заполнения данного документа является то, что он заполняется в валюте управленческого учета и при проверке лимитов суммы расходов ДС, отраженные в другой валюте, автоматически конвертируются в валюту управленческого учета.

В зависимости от выбранных настроек в документе задаются:

• организация;
• подразделение,
• статьи ДДС и суммы допустимых расходов.

Важно! Если по статье ДДС нет возможности запланировать расход денежных средств, например, предприятие пользуется кредитами и выплата процентов по кредитам не подлежит лимитированию, для данной статьи необходимо снять флаг в колонке «Лимит (USD)».

Рисунок 3 – документ «Лимиты расходования денежных средств»

Контроль лимитов расходования денежных средств выполняется автоматически при проведении документа «Заявка на расходование денежных средств».

Расход денежных средств будет запрещен, если по статье ДДС не установлен неограниченный объем или не задан лимит (Рис. 4).

Рисунок 4 - запрет на проведение документа «Заявка на расходование ГК»

Оперативный контроль использования лимитов

Для оперативного контроля использования лимитов в прикладном решении предусмотрен отчет «Лимиты расходования денежных средств» (раздел «Казначейство» - «Отчеты по казначейству») (Рис. 5).

Отчет может быть сформирован за произвольный период, по всем или выбранным статьям ДДС, по одной или всем организациям и/или подразделениям.

Рисунок 5 – отчет «Лимиты расходования денежных средств»

Известный политический деятель эпохи просвещения Эдмунд Берк как-то сказал:

«Полагать, что задуманное будет развиваться по заранее намеченному плану, - все равно, что качать взрослого человека в люльке младенца».

Составляя план лимитов расходования ДС на первое число каждого месяца, ни один финансист не может гарантировать, что предусмотрел и учел все нюансы финансово-хозяйственной деятельности.

Например

В результате нестабильной политической ситуации резко возросла стоимость покупки сырья и материалов у поставщика-нерезидента. Поскольку требуется дополнительное время на поиск других вариантов поставок, в данном месяце принято решение оплатить этому поставщику в последний раз.

Поскольку такой вариант предугадать практически невозможно, перед финансовым менеджером может возникнуть необходимость заплатить поставщику сверх установленного лимита.

В случае возникновения таких ситуаций для проведения сверхлимитной оплаты в документе «Заявка на расходование денежный средств» достаточно установить флаг «Сверх лимита» (Рис. 6).

Рисунок 6 – проведение заявки на оплату сверх установленного лимита

Информация об оплате сверх лимита будет отражена в отдельной колонке отчета «Лимиты расходования денежных средств» (Рис. 7).

Рисунок 7 – отражение в оперативной отчетности сумм денежных средств, оплаченных сверх лимита

Расширенное лимитирование в BAS ERP

Напоминаем, что расширенное лимитирование расходов денежных средств возможно при включенной опции «Бюджетирование» (раздел «НСИ и администрирование», группа «Настройки разделов» - «Бюджетирование и планирование»).

При этом в разделе «Казначейство» становится доступной только одна опция «Контроль превышения лимитов» (Рис. 8).

Рисунок 8 – включение опциональной опции «Контроль превышения лимитов».

Данный метод лимитирования денежных средств более сложный, поскольку требует дополнительной аналитики и напрямую связан с документами бюджетирования.

При расширенном лимитировании ДС непосредственное управление лимитами осуществляется с помощью правил, которые настраиваются по гиперссылке «Настроить правила лимитирования расходов ДС» в рамках выбранной модели бюджетирования (Рис. 9).

Если на предприятии используется несколько действующих моделей бюджетирования, по каждой из них будет осуществлен индивидуальный контроль соблюдения лимитов.

Рисунок 9 – настройка правил лимитов по данным бюджетов

Основными характеристиками лимитов при использовании расширенного варианта лимитирования являются (Рис. 10):

• Периодичность. Лимиты могут быть установлены на день, неделю, месяц и т.д.
• Сценарий. Контроль лимитов осуществляется в разрезе сценариев. Если сценарий не задан, то источники - все сценарии, в разрезе которых определяется лимит по заданной статье.
• Тип лимита. Определяет способ контроля расходования ДС.

Предусмотрены следующие типы лимитов:

• Разрешающий в пределах лимита – разрешает проведения заявки на расходование денежных средств, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам. Контроль осуществляется не только по статье в целом, но детально в разрезе аналитических измерений, если эти измерения были заданы при определении лимита. Если при проведении документа «Заявка на расходование ДС» она не попадает ни в один разрешительный лимит, то проведение данного документа будет автоматически заблокировано.
• Дополнительно ограничивающий - предусмотрена проверка наличия дополнительного лимита к основному.

Например

Лимит определен по отдельной статье денежных средств, а кроме этого установлен дополнительный лимит расходования ДС по конкретному партнеру. В этом случае лимит, установленный по партнеру, будет дополнительно ограничивающим. Проведение заявки будет автоматически заблокировано, если сумма расходования денежных средств попадает только в дополнительно ограничивающий лимит, но не попадает в разрешительный лимит.

• Информационный – при проведении заявки система информирует пользователя о превышении лимита, но нее блокирует проведение документа.

Рисунок 10 – основные настройки лимита

Вводными данными, в случае использования расширенного лимитирования, для контроля лимитов являются плановые суммы в разрезе оборотных статей бюджетов и их характеристик за определенный период.

Остаточные и нефинансовые показатели для целей контроля не используются.

*Копирование материала возможно только со ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарим за уважение интеллектуальных прав собственности.TQM systems