Отчет о восьмой конференции «Общие центры обслуживания: организация и развитие» (день 3)

2015 года портал .ru, при поддержке Клуба финансовых директоров, провел восьмую конференцию «Общие центры обслуживания: организация и развитие». На мероприятии выступили более 20 финансовых директоров и специалистов в области экономики из ОЦО крупнейших отечественных и международных компаний.

Представляем вашему вниманию отчет о третьем дне форума.

Первым выступил Павел Мамуков, руководитель « », с докладом «Практика подготовки и использования SLA». Спикер рассказал о целях и задачах SLA; презентовал различные подходы к формированию данных соглашений, а также осветил другие важные вопросы связанные с этими договорами: внимание ФНС, контроль качества услуг, ценообразование, смешанный SLA.

«Хотелось бы обратить внимание на особые зоны внимания в SLA:

• налоговые риски:
  • дублирование сервисов ОЦО и функций выполняемых штатным персоналом Клиента и сервисами других компаний;
  • стоимость услуг ОЦО;
  • ТЦО и налоги по ВГО;
  • работа на ПО Клиента (лицензии);
  • покупка лицензий от имени ОЦО на ПО для сервисов;
  • уровень детализации актов выполненных работ и отчетов;
  • неавтоматизированные документооборот и сверка данных;
  • подписание документов;
  • представление интересов;
  • управление ЭЦП и электронными ключами доступа (EDI, Конутр, ,…);
  • штрафы на физическое или юридическое лицо;
  • штрафы и пени по налогам;
  • работа с персональными данными;
  • доступ к инсайдерской информацией;

  Следующей выступила Светлана Дмитриева, заместитель директора департамента бухгалтерского учета «ФосАгро», с докладом «Создание электронного архива». Спикер рассказала о предпосылках и целях внедрения электронного архива; описала этапы проекта и представила его результаты:

  • «Функции региональных бухгалтерских подразделений унифицированы и объединены в центре обслуживания (ЦО).
  • Первичная бухгалтерская документация поступает во ЦО, сканируется, индексируется и передается в , где специалисты проводят учетные операции на основании полученных .
  • Бумажные массивы остаются во , расположенных в четырех производственных филиалах „ФосАгро“ — Череповец, Кировск, Балаково и Волхов. Централизованный компании находится в Череповце.
  • Проведена интеграция системы электронного архива с учетными системами 1С: Предприятие и Oracle Suite.
  • Сотрудникам Компании обеспечен оперативный доступ к сканам документов с учетом прав доступа.
  • Достигнута оперативность обработки документации в подразделениях Компании.
  • Размещение документов в электронном архив обеспечивает сохранность, как электронных копий, так и оригиналов документов, исключает риск повреждения или их утраты».

  Спикер показала процесс обработки документации в СЭА (системе электронного архива), детально описав каждый из его этапов, а также поделилась перспективами дальнейшего развития.

  Ольга Бурдынюк, главный бухгалтер «Алькор и Ко», рассказала об объединенном центре обслуживания «Л’Этуаль». Спикер представила предпосылки его создания; описала этапы реализации проекта и презентовала полученные результаты. Она показала, как работает централизованная бухгалтерия, и почему она эффективна в формате ОЦО. Ольга поделилась опытом мотивации сотрудников, а также рассказала о трудностях и рисках создания общего центра обслуживания.

  «Централизация повысила эффективность и производительность подразделения на 30%. Она открыла возможности новых этапов оптимизации и сегодня позволяет сократить время реализации проектов перестройки учета и делать его реорганизацию. Ранее это невозможно.

  Кроме того мы сократили время на получение обратной связи до минимального, при этом экономя ресурсы (времени, кадров, бюджета).

  И, конечно же, у нас появилась настоящая, а не мнимая управляемость».

  В рамках второй секции прошел от компании Procter & Gamble, который провели Валентин Макаров, лидер проекта по электронным таможенным декларациям; Олеся Хомик, старший менеджер по финансовой отчетности; и Людмила Волгарева, менеджер по финансовой отчетности.

  Спикеры поделились опытом внедрения и работы ЭДО в P&G, рассказали о поддержке графика закрытия периода (организации работы, графике, по автоматизации графика, DMS tool), а также показали отличия в работе с SLA и JBP.

  «Из предпроектного анализа ЭДО таможенных деклараций мы сделали следующие выводы:

  • При электронном таможенном оформлении создается документ в формате xml , отвечающий требованиям законодательства.
  • Есть 3 таможенных системы, в которых работают брокеры P&G.
  • Разработчики, привлеченные на проект, не имеют практики работы с электронными документами.
  • Автоматический постинг в SAP данных, содержащихся в электронной версии ДТ, возможен».

  «DMS — это инструмент для планирования, контроля, анализа и прогноза работы отдела. Он был разработан, создан и внедрен сотрудниками P&G. Используется на разных платформах: Excel, Access, Windows Form Technology. Он применим как в транзакционном центре P&G, так и в аутсорсинговой компании».

  Алена Гатина, старший финансовый менеджер Zoetis Russia Россия и СНГ, выступила со «»» в оптимизации в России и за рубежом. Опыт компании Shell». Спикер рассказала о корпоративной и межкультурной особенностях работы с Общими центрами обслуживания в разных странах; охарактеризовала виды для передачи в ОЦО; поделилась опытом работы с механизмами взаимодействия между разными странами и центрами. Также спикер рассказала, что нового предложено и внедрено в компании Shell.

  «В ОЦО можно вынести следующие функции аудита:

  • определение и согласование сроков аудита;
  • подготовка финансовой отчетности;
  • анализ и внесение исправлений в финансовую отчетность;
  • первоначальное представление финансовой отчетности Аудиторам;
  • предоставление документов по запросу Аудиторов;
  • предоставление комментариев со стороны Аудиторов;
  • внесение согласованных изменений в финансовую отчетность;
  • подписание финансовой отчетности».

  Заключительный доклад конференции «Обеспечение качества сервиса и оптимизации в условиях работы в нескольких информационных системах (SAP/) на примере казначейских операций» выступила Ольга Забиралова, директор Единого расчетного центра « ». Спикер рассказала историю создания Центра обслуживания бизнеса и платежного центра СИБУР; показала география обслуживаемых предприятий; презентовала «платежную фабрику» и другие услуги Единого расчетного центр. Она рассказала о создании и развитии контрольной среды платежного процесса; описала переход на SAP ERP, обратив внимание на организацию процессов центра платежей на этапе внедрения и запуска; сделала фокус на качество и безопасность этой работы; а также поделилась опытом унификации контрольных процедур SAP ERP и 1С ШР в основных процессах ЕРЦ.

  «Работа ЕРЦ в переходный период имеет свои особенности:

  • выделение на проект ключевого пользователя — эксперта от ЕРЦ (100% вовлечение, „единое окно“);
  • планирование графика привлечения сотрудников по времени/операциям;
  • планирование работы в напряженный период сезонного роста (конец года), формирование заявок на платеж в SAP до ОПЭ;
  • описание разниц в контрольных процедурах основных процессов в SAP и 1С ШР;
  • унификация процессов SAP и 1С ШР;
  • разработка регламента взаимодействия /Клиент, анализ разниц в SAP и 1С ШР;
  • тестирование платежа до ОПЭ SAP, полный процесс: от создания договора до проведения платежа;
  • включение операционных задач и внедрение SAP в КПЭ контракта по сервису и КПЭ сотрудников».

  Чтобы приобрести материалы конференции, звоните по телефону или пишите по электронной почте events@.ru

  📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎